5 cách xuất file Word sang PDF gọn lẹ chỉ trong 1 phút

Trong in ấn, bản Word thường xuất hiện nhảy ký tự hoặc lỗi font chính vì vậy người dùng cần phải xuất file Word sang PDF để thuận thiện cho quá trình sử dụng.

Lưu file Word sang PDF để làm gì?

Trong rất nhiều trường hợp, người dùng bắt buộc phải xuất file Word sang PDF để đáp ứng yêu cầu về công việc cũng như tạo dựng sự chuyên nghiệp cho cá nhân. Điển hình như, nếu bạn muốn gửi một file tài liệu nào đó đến bạn bè, đồng nghiệp hay đối tác nhưng không muốn tài liệu của mình có thể chỉnh sửa hoặc thay đổi khi không cho phép.

Hoặc khi bạn xuất file để in ấn thì việc sử dụng file Word rất dễ bị lỗi font chữ và bị mất định dạng. Để khắc phục được những tình huống trên, người dùng cần chuyển đổi để xuất file Word sang PDF đảm bảo cho tài liệu của mình vừa an toàn lại mang tính thẩm mỹ cao.

Hướng dẫn 5 cách đổi file Word sang PDF dễ dàng

Với nhiều người dùng tin học văn phòng đã lâu chắc hẳn không còn quá xa lạ với cách xuất file Word sang PDF theo cách thông thường. Tuy nhiên, người dùng cũng có thể tham khảo thêm một vài cách dưới đây:

Cách 1 – Xuất file Word sang PDF với tính năng Save as

Đây là cách lưu file word thành pdf đầu tiên và cũng là cách làm phổ biến nhất của người dùng hiện nay để có thể lưu file Word sang PDF. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để người dùng có thể thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Mở file Word mà bạn muốn chuyển đổi, ở góc trên cùng bên trái click chọn File sau đó chọn Save as. Lúc này, giao diện mới sẽ hiện trên màn hình bạn sẽ chọn file lưu dưới dạng PDF.

Bước 2: Cửa sổ xuất hiện để bạn có thể đặt tên cho file ở mục File Name và ở mục Save as type chọn PDF.

Bước 3: Nhấn Save để hoàn tất chuyển đổi.

Chỉ với 03 bước đơn giản, bạn đã có thể xuất file Word sang PDF dễ dàng chỉ chưa đầy vài phút. Tiếp đến, cùng theo dõi 4 cách tiếp theo khiến đồng nghiệp phải ngả mũ thán phục.

Cách 2 – Xuất file Word sang PDF với tính năng Save & Sent

Tương tự như cách 1, người dùng cũng cần thao tác và thực hiện với các bước như sau: 

Bước 1: Mở file Word mà bạn muốn chuyển đổi click chọn File sau đó chọn Save & Sent >> tiếp đến chọn Create PDF/XPS Document > Chọn Create PDF/XPS. 

Bước 2: Tại hộp thoại Publish as PDF or XPS, bạn chỉ cần đặt tên cho file và lựa chọn nơi lưu trữ. Sau đó, click chọn Publish để hoàn tất. 

Với cách số 2 này có vẻ là dễ dàng hơn cả với bất cứ người dùng nào. Chính vì vậy theo Microsoft Office cách nào nhanh hơn và dễ sử dụng hơn thì ta nên lựa chọn. 

Cách 3 – Xuất file Word sang PDF với tính năng Print

Tiếp đến là một cách chuyển đổi file Word sang PDF tương đối dễ dàng thực hiện chính là sử dụng tính năng Print trên chính ứng dụng Word của Microsoft. Rất nhiều người lầm tưởng chỉ khi nào thao tác máy in mới dùng đến Print nhưng bạn cũng có thể sử dụng tính năng này để chuyển đổi sang file PDF trước khi tiến hành xuất bản tài liệu. 

Bước 1:  Truy cập nội dung, file tài liệu mà bạn đã thực hiện xong và muốn chuyển đổi

Bước 2: Di chuyển đến góc trên cùng bên trái sau đó click chọn File 

Bước 3: Tiếp đến chọn Print hoặc bạn cũng có thể mở tính năng này bằng cách nhấn tổ hợp phím CTRL+P >> sau đó chọn Print để tiến hành xuất ra file PDF.  

Bước 4: Một cửa sổ mới Save Print Output As sẽ hiện ra, bạn sẽ đặt tên cho file và lựa chọn nơi lưu file sau đó là Save để lưu lại. 

Sau khi đã thực hiện xong cả 04 bước trên, bạn sẽ nhận được một file tài liệu chỉn chu cả về font chữ và thiết kế đúng như mong muốn ban đầu. Bằng cách này, người dùng có thể sử dụng để gửi cho sếp, khách hàng hoặc đối tác mà vẫn đảm bảo an toàn.

Cách 4 – Sử dụng phần mềm xuất file Word sang PDF

Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ xuất file Word sang PDF, chính vì vậy người dùng cần phải đưa ra những lựa chọn sáng suốt để sử dụng tránh trường hợp tài liệu bị mất cắp. Dưới đây là một trong những phần mềm được người dùng thường xuyên sử dụng nhất và nhận được rất nhiều các phản hồi tích cực.

• Phần mềm doPDF: Là một trong những phần mềm hoàn toàn miễn phí với số lượng ngôn ngữ lên đến 20 quốc gia. Người dùng có thể sử dụng để chuyển đổi với các file tài liệu có dung lượng nhỏ. Tuy nhiên, phần mềm này chỉ hỗ trợ duy nhất một hệ điều hành là Windows. 
• Phần mềm Advanced Word to Pdf Converter: Có thể chuyển đổi tất cả các file có đuôi là .doc, .docx, .txt… cùng lúc người dùng chuyển được nhiều file tài liệu, luôn giữ được nội dung và cách trình bày của văn bản cũ, tự động cập nhật các phiên bản mới nhất và hỗ trợ chuyển đổi các file tài liệu có dung lượng lớn. 
• Phần mềm Foxit Reader: Phần mềm hỗ trợ chuyển đổi tất cả các dạng của file Word như (.doc, .docx, .docm, .txt, .rtf) sang PDF. Ngoài ra, cũng có thể chuyển đổi nhiều file cùng một lúc với dung lượng lớn và cũng tự động cập nhật các phiên bản mới nhất.

Cách 5 – Xuất file Word sang PDF chuyển đổi trực tuyến

Cuối cùng là cách chuyển đổi sang PDF bằng hình thức trực tuyến với các website nổi tiếng như: pdfonline.com, Online Convert, SmallPDF, Convertio…

Bằng cách này, người dùng sẽ không cần tải các phần mềm về thiết bị để sử dụng mà chỉ cần truy cập các trang web trực tuyến để chuyển đổi. Tuy nhiên, nhược điểm của giải pháp này là mức dung lượng file chuyển đổi sẽ bị hạn chế và gặp nhiều rủi ro hơn trong quá trình sử dụng như thiết bị đơ lác, website bị sập hoặc lỗi liên quan đến rò rỉ tài liệu mật. 

Với tất cả 5 cách xuất file Word sang PDF được chúng tôi giới thiệu phía trên, người dùng có thể sử dụng bất kỳ giải pháp nào phù hợp để phục vụ nhu cầu làm việc. Ngoài ra, nếu quý bạn đọc còn bất cứ câu hỏi nào cho chúng tôi vui lòng gửi câu hỏi về địa chỉ email microsoftofficenews@gmail.com để nhận được hỗ trợ tư vấn nhiệt tình. Theo dõi trang Microsoft Office để biết thêm nhiều bài viết hữu ích.