Quy trình nghiệp vụ là gì? Tự động hóa BPM với ứng dụng Microsoft

Việc tìm hiểu về vấn đề quy trình nghiệp vụ là gì cùng với sự hỗ trợ của Microsoft trong tự động hóa BPM có thể giúp các nhà quản lý doanh nghiệp cải thiện năng suất làm việc cũng như nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.

Quy trình nghiệp vụ là gì?

Nếu bạn đang làm trong một môi trường kinh doanh, thuật ngữ “quy trình nghiệp vụ” đã không còn xa lạ đối với bạn. Nhưng bạn có biết chính xác nó có nghĩa là gì?

Quy trình là một loạt các bước được tuân theo để đạt được mục tiêu đã được đặt ra trước đó. Mục tiêu có thể thay đổi tùy theo tình huống, nhưng những mục tiêu chung bao gồm tăng doanh thu, giảm chi phí và cải thiện trải nghiệm của khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Nếu bạn muốn biết chính xác dịch vụ khách hàng là làm gì, hãy đón xem ở phần tiếp theo của bài viết để được giải thích rõ hơn.

Quy trình nghiệp vụ (Business Process) có thể được hiểu là một chuỗi các hoạt động bắt đầu với một hoặc nhiều đầu vào và biến chúng thành đầu ra. Sự khác biệt lớn nhất giữa BP với các process thông thường khác là được cấu trúc hơn và đã được tối ưu hóa để có thể lặp lại.

Một BP thành công có thể giúp thay đổi hoặc cải thiện hiệu suất của tổ chức trong việc đạt được mục tiêu cũng như đóng góp vào sự học hỏi và tính linh hoạt của tổ chức. Để đạt được hiệu quả ở mức cao nhất, hệ thống Quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) là giải pháp cần thiết nhằm mục đích cải thiện và tự động hóa các quy trình hoạt động, từ đó đem đến sự hài lòng cho khách hàng và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. 

Thông qua việc giải đáp quy trình nghiệp vụ là gì, chúng ta đã có được cái nhìn tổng quan về hệ thống này trong kinh doanh cũng như biết được đôi nét về tầm quan trọng của nó trong mô hình kinh doanh của doanh nghiệp – điều sẽ được giới thiệu chi tiết hơn trong mục tiếp theo của bài viết.

Tại sao quy trình nghiệp vụ quan trọng với doanh nghiệp

Business Process Management là yếu tố chính trong hoạt động hàng ngày của công ty như đã được nêu trong mục “Quy trình nghiệp vụ là gì?” và bao gồm mọi thứ từ cách ăn mặc của nhân viên, đến cách giao dịch với khách hàng, xử lý đơn đặt hàng và thanh toán. Việc phát triển một BPM vững chắc có thể đem tới cho doanh nghiệp nhiều lợi ích đáng kể:

• Loại bỏ công việc làm lại, tăng tốc độ làm việc và độ chính xác của doanh nghiệp trong cả dịch vụ cung cấp và chất lượng sản phẩm. 
• Sản xuất các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao hơn, tiết kiệm tiền cho công ty về lâu dài.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách giao tiếp hiệu quả hơn với khách hàng về các mặt hàng mà họ quan tâm đến việc việc mua hoặc quy trình (chính sách và thủ tục đổi trả), qua đó cho phép doanh nghiệp duy trì mối quan hệ với khách hàng, giảm nhu cầu tiếp thị và thu hút khách hàng mới.

Như những gì đã được giới thiệu thông qua mục “Quy trình nghiệp vụ là gì?”, cùng với những lợi ích được nêu trên, BPM có thể được xem là cơ chế hướng dẫn giúp một công ty giao tiếp với khách hàng và nhân viên bằng cách đặt ra các nhiệm vụ và thời hạn. Chúng có thể được tự động hóa để đảm bảo luồng thông tin và nhiệm vụ hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu cụ thể.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang lựa chọn công nghệ thông tin để giúp họ tự động hóa các quy trình của mình, chẳng hạn nhờ sự trợ giúp của các ứng dụng Microsoft Office, hoặc MS 365. 

Tuy nhiên, không thể dựa hoàn toàn vào công nghệ để tăng hiệu quả, bạn còn cần phải hiểu rõ về cách thức hoạt động của công ty và những lĩnh vực cụ thể cần cải thiện. Một khi biết được doanh nghiệp cần trợ giúp ở đâu, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm các công cụ và công nghệ phù hợp để thực hiện những thay đổi cần thiết.

Tự động hóa BPM với ứng dụng Microsoft

Việc tìm hiểu quy trình nghiệp vụ là gì và tầm quan trọng của process trong hoạt động kinh doanh và nâng cao chất lượng với khách hàng, tuiy nhiên, cần có sự khôn ngoan trong hình thức áp dụng để hiệu quả đạt được ở mức tốt nhất. Một trong những cách được nhiều chủ doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn ngày nay là áp dụng công nghệ thông tin để tự động hóa BPM. 

Tự động hóa BPM sử dụng sức mạnh của công nghệ tiên tiến ngày nay để đưa các tác vụ lặp đi lặp lại vào chế độ tự động. Điều này có nhiều lợi ích bao gồm giảm bớt các nhiệm vụ nặng nhọc cho người lao động, cải thiện năng suất và giảm thiểu sai sót.

Một số thống kê dưới đây có thể phần nào chứng minh sự đóng góp không hề nhỏ của công nghệ cho BPM:

• 79% công ty cho rằng tự động hóa tiết kiệm thời gian
• 69% công ty nói rằng năng suất được cải thiện nhờ tự động hóa BPM
• 61% công ty cho rằng họ thường xuyên tiết kiệm được chi phí nhờ tự động hóa

Các công ty thường lựa chọn sử dụng các công cụ tuyệt vời, như Microsoft 365, sau khi biết rõ quy trình nghiệp vụ là gì nhằm tiết kiệm chi phí và tăng năng suất. MS 365 bao gồm bộ ứng dụng văn phòng hoàn chỉnh như Microsoft Office, Intune để quản lý thiết bị di động và các tính năng bảo mật cao. Dưới đây là những cách để bạn có thể phát huy đầy đủ tính năng tự động hóa của MS để nâng cao hiệu quả BPM.

Phê duyệt tài liệu

Power Automate có thể giúp người dùng hợp lý hóa việc phê duyệt các tài liệu kết hợp các nhu cầu cho nhiều dịch vụ với các tính năng: OneDrive, SharePoint, Dynamics 365,…

Ví dụ, bạn có thể bắt đầu biểu mẫu yêu cầu thời cầu time-off từ danh sách SharePoint Online. Khi được gửi, nó sẽ tự động thông báo cho người cần phê duyệt. Khi phê duyệt được thực hiện, một email sẽ tự động được gửi đến người đưa ra yêu cầu và danh sách SharePoint kèm theo cập nhật với phê duyệt và nhận xét.

Khám phá việc bán hàng

Như đã được đề cập trong khi phân tích quy trình nghiệp vụ là gì, dịch vụ khách hàng là một phần nhỏ trong hệ thống BPM. Với tính năng tự động hóa hướng tới khách hàng được cung cấp bởi các ứng dụng MS, các nhân viên bán hàng không chỉ có thể giải phóng nhóm bán hàng của mình khỏi các công việc lặp đi lặp lại mà còn có thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Bạn có thể sử dụng Microsoft Form và SharePoint Online để tự động hóa các cuộc khảo sát khách hàng tiềm năng nhằm cung cấp thêm thông tin chi tiết về nhu cầu và điểm khó của họ. 

Giới thiệu khách hàng

Quá trình giới thiệu khách hàng của bạn có thể tốn nhiều thời gian và có khả năng bị bỏ sót thứ gì đó hoặc có thể được tự động hóa và thu được kết quả tuyệt vời. Bạn có thể sử dụng Power Automate để làm cho khách hàng của bạn tham gia nhanh chóng, hiệu quả và cung cấp cùng một trải nghiệm mọi lúc.

Thông qua việc tạo tài liệu cần thiết và lưu trữ trong SharePoint Online, bạn cũng có thể kết nối với bất kỳ bảng tính Excel hoặc danh sách SharePoint nào đó. Sau đó, bạn có thể thiết lập Power Automate để gửi thông tin giới thiệu thích hợp vào các khoảng thời gian được chỉ định trước, đồng thời cập nhật checklist trong SharePoint – cho bạn rằng quá trình này đã được hoàn tất thành công.

Thông qua bài viết này, chúng tôi đã cung cấp thêm cho bạn những thông tin liên quan đến vấn đề “Quy trình nghiệp vụ là gì?” cùng sự hỗ trợ của Microsoft trong tự động hóa BPM. nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến nội dung bài viết hoặc các ứng dụng của Microsoft, vui lòng gửi câu hỏi về địa chỉ microsoftofficenews@gmail.com để được giải đáp.