Cách gửi CV qua email để tạo sự chuyên nghiệp với nhà tuyển dụng

Trong thời đại kỹ thuật số, thư điện tử được sử dụng như một phương tiện giao tiếp và trao đổi chủ yếu, dù là trong đời sống cá nhân hay công việc. Một trong những thời điểm cần sử dụng email nhiều nhất đối với người dùng là gửi resume cho nhà tuyển dụng. Trong bài viết này, bạn sẽ được cung cấp vmột số thông tin cần thiết về cách gửi CV qua email để có thể tạo ấn tượng với bên tuyển dụng.

Những điều cần lưu ý khi tìm hiểu cách gửi CV qua email

Tính cách và tác phong làm việc của bạn sẽ được phản ánh chỉ thông qua cách viết và gửi resume. Nếu bạn có thể thể hiện sự chuyên nghiệp và trau chuốt ngay từ giai đoạn này, khả năng được trọng dụng của bạn khá cao.

Bám sát yêu cầu gửi thư của nhà tuyển dụng

Điều đầu tiên và quan trọng nhất bạn cần lưu ý là luôn làm theo hướng dẫn của nhà tuyển dụng về cách gửi hồ sơ xin việc. Trong tin tuyển dụng, bạn được cung cấp thông tin chi tiết về cách ứng tuyển, có thể là ứng tuyển trực tuyến hoặc gửi hồ sơ qua thư điện tử. 

Nếu được yêu cầu gửi hồ sơ xin việc của mình qua email, bạn có thể được tư vấn nên sử dụng định dạng nào cho CV đó, nội dung cần đưa vào dòng tiêu đề của mail và thời hạn mà bên công ty cần nhận.

Ví dụ, bên phía nhân sự có thể yêu cầu bạn tải lên hoặc gửi qua mail các tài liệu dưới dạng tài liệu PDF hoặc Word, bên cạnh yêu cầu thêm nhúng vào thư dưới dạng tệp đính kèm. Các nhà tuyển dụng ít có khả năng xem xét các đơn xin việc không tuân theo chính xác các hướng dẫn nộp hồ sơ. Chính vì thế, hãy cố gắng đọc thật cẩn thận hướng dẫn cách gửi CV qua email được lưu ý trong bảng tin tuyển dụng dành cho ứng viên.

Sử dụng tiêu đề rõ ràng

Dòng tiêu đề là điều đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy và có ảnh hưởng đến quyết định có mở tin nhắn của bạn hay không. Hãy đảm bảo dòng tiêu đề của bạn nêu rõ mục đích của tin nhắn để nhà tuyển dụng không bỏ qua hoặc nhầm lẫn đó là thư rác. Một title chuẩn phải bao gồm vị trí ứng tuyển và tên của bạn. Ví dụ, “Giám đốc truyền thông – Lê Minh An”.

Giữ cho thư ứng tuyển được đơn giản

Cho dù bạn dán CV của mình vào nội dung email hay gửi dưới dạng tệp đính kèm, hãy nhớ giữ cho font chữ và phong cách luôn đơn giản, có thể sử dụng font chữ dễ đọc và loại bỏ mọi định dạng lạ mắt. Bạn không nên sử dụng HTML, biểu tượng cảm xúc, font chữ màu hoặc hình ảnh.

Gửi dạng tệp đính kèm hay dán vào văn bản?

Trong trường hợp nhà tuyển dụng không chấp nhận tệp đính kèm, cách gửi CV qua email an toàn nhất cho bạn là dán resume dưới dạng văn bản thuần túy. Tuy nhiên, khi không có hướng dẫn hay yêu cầu cụ thể nào, cách dễ nhất là gửi dưới dạng tệp đính kèm, khi có thể bảo toàn nội dung và định dạng của tài liệu. 

Chọn một định dạng cho CV

Bạn nên đọc kỹ hướng dẫn cách nộp CV qua email được nhà tuyển dụng hướng dẫn trong tin đăng tuyển để biết được loại định dạng tệp mà họ muốn. Nếu không có yêu cầu gì đặc biệt cho vấn đề này, bạn có thể gửi hồ sơ của mình dưới dạng Microsoft Word hoặc PDF. Tuy nhiên, thông thường mọi người sẽ nghiêng về định dạng PDF để đảm bảo nội dung và hình thức file đó không bị thay đổi khi được mở trong các nền tảng khác nhau.

Đặt tên cho phần đính kèm của bạn

Nếu bạn đính CV của mình vào email, tên của tài liệu đó sẽ được người nhận nhìn thấy. Do đó, họ sẽ biết được bạn là ai và thấy được tác phong chuyên nghiệp khi tiêu đề của file có chứa tên bạn. Bạn cũng không nên sử dụng tên chung chung như “CV1”, ‘CV2”, bởi điều này có thể khiến nhà tuyển dụng nghĩ rằng bạn không hề quan tâm đến công việc để điều chỉnh tài liệu với tên cụ thể cho vị trí ứng tuyển.

Sử dụng chữ ký email

Thư của bạn sẽ trông chuyên nghiệp và thu hút hơn nếu cuối thư có bao gồm chữ ký email kèm theo thông tin liên hệ của bạn, có thể bao gồm tên bạn, địa chỉ email, số điện thoại, và URL của hồ sơ LinkedIn của bạn (nếu có).

Một số mẹo về cách gửi CV qua email thu hút chú ý nhà tuyển dụng

Ngay từ giây phút đầu, bạn nên gây ấn tượng bằng sự cẩn thận và chỉn chu của mình thông qua thư xin việc gửi cho phía nhân sự công ty. Dưới đây là một số mẹo hữu ích để bạn có thể tham khảo và áp dụng cho trường hợp của bản thân.

Tạo hoặc sử dụng địa chỉ thư điện tử chuyên nghiệp

Hãy chắc chắn rằng thư của bạn đang dùng có chứa tên hoặc một phần tên của bạn, nếu không thì hãy cố gắng tạo một email mới có chứa yếu tố trên, như vậy sẽ giúp tạo sự chỉn chu về mặt hình thức.

Gửi test trước email

Trước khi nhấp vào “Send”, hãy gửi trước cho bản thân một mẫu thư thử nghiệm để đảm bảo rằng ứng dụng mail của bạn hoạt động tốt và không có vấn đề gì. Bên cạnh đó, cách gửi CV qua email này giúp bạn có thể kiểm tra được nội dung thư và các tệp đính kèm được định dạng đúng ý muốn ban đầu của bạn.

Để chắc chắn, bạn thử mở tệp đính kèm để xem file đã ở định dạng chính xác và hoàn toàn không xảy ra rắc rối gì trong lúc mở tệp. Một khi mọi thứ đã ổn, bạn mới nên gửi nó cho phía tuyển dụng.

Chỉnh sửa cẩn thận và đọc lại tài liệu của bạn

Đảm bảo rằng bạn sử dụng tính năng kiểm tra chính tả và kiểm tra ngữ pháp cũng như cách viết hoa của mình. Các nhà tuyển dụng mong đợi mức độ chuyên nghiệp trong email tương tự như trong văn bản bằng giấy. Vì thế đừng bỏ sót bất cứ phần nào, kể cả tiêu đề, nội dung thư và mọi tệp đính kèm.

Nhiều chương trình email có trình kiểm tra chính tả tích hợp sẵn nhằm giúp người dùng thuận tiện hơn trong quá trình soạn thảo thư. Ngoài ra, bạn nên viết thư xin việc bằng một chương trình xử lý văn bản, kiểm tra chính tả và ngữ pháp, sau đó dán nó vào email. Có các chương trình hiệu đính trực tuyến miễn phí, như Grammarly, để bạn kiểm tra tài liệu của mình.

Tuy nhiên, dù bạn viết theo cách nào, đừng nên quá phụ thuộc vào công cụ kiểm tra chính tả, bởi đôi khi các tool có thể bỏ sót nhiều lỗi ngữ pháp và câu từ. Vì thế, hãy cẩn thận đọc lại tin nhắn của bạn và cân nhắc nhờ một người bạn khác xem giúp.

Bài mẫu gửi email có đính kèm CV cho bạn tham khảo

Bài mẫu bằng Tiếng Anh

“Dear (HR’s name/Sir/Madam),

I am so interested in applying for the position of (position’s name) at (company’s name). Please take a look at my attached resume and cover letter for your consideration.

With (number) years of experience in (qualification), I have accomplished (major success). Therefore, I am confident that my skill set and experience would make me a valuable asset to this position of your company.

Thank you so much for reviewing my application email. I look forward to hearing from you with the news of the next rounds.

Your sincerely,

(Your name)

(Your signature)”

Hướng dẫn cách gửi CV qua email bằng Tiếng Việt

“Kính gửi phòng nhân sự công ty (Tên công ty)/(tên người tuyển dụng).

Tôi tên là (tên bạn), tôi xin nộp hồ sơ ứng tuyển cùng CV của mình cho vị trí (tên vị trí) theo như tin tuyển dụng của Quý công ty.

Theo như mô tả công việc trong trang tuyển dụng của công ty được nêu trong tin tuyển dụng trên trang (tên nền tảng tìm việc), tôi tự tin rằng mình có thể đáp ứng các yêu cầu công việc dành cho vị trí này, cũng như có đủ tiềm năng để trở thành một nhân tố xuất sắc mà Quý công ty vẫn luôn tìm kiếm.

Trong email, tôi có đính kèm theo hồ sơ xin việc của mình bao gồm CV, thư xin việc, bằng cấp, bảng điểm cùng một số loại giấy tờ khác mà công ty yêu cầu. Rất mong Quý công ty dành chút thời gian để xem xét.

Tôi xin chân thành cảm ơn thời gian quý báu mà công ty dành cho tôi và mong sớm nhận được hồi âm từ công ty.

Trân trọng,

(Tên bạn)

Chữ ký của bạn)”

Cách gửi CV qua email khá đơn giản, đặc biệt với sự trợ giúp từ Microsoft Office, tuy nhiên, điểm mấu chốt là bạn cần đọc kỹ thông tin tuyển dụng và làm theo yêu cầu công ty cần đối với việc gửi resume thông qua thư điện tử. Đảm bảo không sai sót và chỉn chu từ mặt hình thức tới nội dung là bạn đã cho thấy sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của mình và có thể gây được ấn tượng mạnh với phía công ty. 

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi đặt ra cho cách gửi CV qua email hoặc các ứng dụng Microsoft 365, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ microsoftofficenews@gmail.com để được giải đáp.