Địa chỉ email được viết theo quy tắc nào mới chính xác trên Outlook

Rất nhiều người dùng không biết đặt tên email như thế nào cho đúng. Dưới đây là hướng dẫn đặt địa chỉ email được viết theo quy tắc phổ biến nhất.

Địa chỉ email là gì?

Trước khi tìm hiểu về địa chỉ email được viết theo quy tắc nào, người dùng cần hiểu email là gì? địa chỉ email được hiểu thế nào cho đúng.

Email viết tắt của từ gì? Email là viết tắt của từ Electronic mail được hiểu đơn giản là thư điện tử hay hộp thư điện tử. Ngoài ra, bạn cũng có thể hiểu theo cách khác đây là phương tiện được dùng để trao đổi thông tin bằng cách sử dụng thiết bị có kết nối của internet. Tất cả hệ thống thư gửi và nhận của người dùng sẽ được tự động lưu trữ an toàn. 

Địa chỉ email được viết theo quy tắc nào trên Outlook?

Tạo email trên điện thoại Iphone, Samsung hay máy tính thì tất cả các email được sử dụng hiện nay thông thường đều có một quy tắc nhất định. Do đó, người dùng có thể tham khảo 03 quy tắc dưới đây.

Quy tắc 1 – Sử dụng tên miền theo địa chỉ riêng 

Với email sử dụng cho doanh nghiệp, để để lại ấn tượng tốt cho khách hàng và đối tác cần phải lựa chọn email có tên miền riêng. Đa phần một địa chỉ email thông thường sẽ có dạng 

tên@tên miền. Việc sử dụng tên miền riêng sẽ đem đến cho người dùng một vài các lợi ích dưới đây:

• Sử dụng dễ dàng và linh hoạt trên ứng dụng gửi thư hoặc kết hợp cùng với một vài giải pháp khác phục vụ quy trình làm việc.
• Tùy chỉnh thêm email, bổ sung hoặc xóa bỏ khi doanh nghiệp thay đổi nhân sự 
• Sở hữu thêm một vài các tính năng đặc biệt khác chuyển tiếp, trả lời tự động, hạn chế email spam để người dùng có thể thao tác nhanh chóng và dễ dàng sử dụng.
• Hệ thống tự động kết nối với webmail để người dùng có thể truy cập mọi lúc mọi nơi, thay thế hoàn toàn cho thiết bị di động thông thường, có khả năng khôi phục email không lo mất mát.
• Kiểm soát toàn bộ nội dung email gửi và nhận của nhân sự trong doanh nghiệp đảm bảo tính bảo mật thông tin. 

Địa chỉ email được viết theo quy tắc trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn được đánh giá khá cao về chất lượng và sự uy tín. Do đó, bạn đừng nên qua yếu tố này nếu muốn được ghi điểm cao trong mắt khách hàng và đối tác.

Xây dựng theo hình thức tiêu chuẩn tránh nickname và số 

Ngoài tên miền riêng thì địa chỉ email được viết theo quy tắc thứ 2 chính là hạn chế sử dụng nickname và số. Ví dụ doanh nghiệp có tên gọi là Hoàng Long thì email có thể lựa chọn là hoanglong@hl.vn trông sẽ chuyên nghiệp hơn rất nhiều so với các email như hoangl357. Tuy nhiên, các tên email cần phải được đặt khác nhau để tránh trùng lặp.

Có địa chỉ hiển thị trên trang web

Đa phần doanh nghiệp sẽ sử dụng địa chỉ email để sử dụng trên trang web của công ty, hay các kênh mạng xã hội. Chính vì vậy, người dùng nên đặt email có chứa tên riêng của doanh nghiệp để dễ dàng nhận biết. Địa chỉ email được viết theo quy tắc này cũng giúp người dùng đồng nhất thông tin từ doanh nghiệp cho đến phòng ban, đội nhóm và cá nhân của một tổ chức. 

Nếu như trước đây, việc sử dụng email doanh nghiệp được đặt tên theo hướng chuyên nghiệp đáp ứng đầy đủ cả 3 quy tắc trên sẽ bị coi là tách mình ra khỏi đám đông. Thì nay, quan điểm đó đã bị thay đổi hoàn toàn, bởi cách này sẽ làm cho doanh nghiệp của bạn nổi bật và để lại ấn tượng tốt. 

Xem thêm

Hướng dẫn cách tạo email trên điện thoại Iphone mới nhất 2022 

Tải Outlook về máy tính và hướng dẫn sử dụng cho người mới

Hướng dẫn tạo tài khoản Gmail xin việc trong Outlook

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng email Outlook chuyên nghiệp

Sau khi tải Outlook về việc setup tên tài tài khoản email hay chữ kí điện tử online Không đơn giản mà địa chỉ email sẽ được viết theo các quy tắc chuẩn mực. Dưới đây là 04 lợi ích mà người dùng nhất định không thể bỏ qua khi sử dụng giải pháp này.

Xây dựng niềm tin với khách hàng cho doanh nghiệp

Xã hội ngày càng phát triển, kéo theo nhiều vấn đề liên quan đến an ninh mạng. Một ngày, khách hàng có thể nhận được hàng chục, thậm chí là hàng trăm email spam tin nhắn. Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng email bản quyền của các đơn vị lớn như Outlook, Gmail, Zoho với tên miền riêng sẽ đem lại niềm tin và sự uy tín nhiều hơn với khách hàng. Đối với cá nhân thì tài khoản Gmail xin việc đúng chuẩn cũng đóng để lại ấn tượng lớn đối với nhà tuyển dụng. 

Ngoài ra, với hệ thống bảo mật an toàn, email của bạn sẽ không bị rơi vào mục spam đồng thời cũng ngăn chặn các tin tặc tấn công doanh nghiệp đánh cắp những thông tin quan trọng. Khi sử dụng giải pháp này, bạn sẽ không còn phải lo lắng về vấn đề bị nhiễm virus hoặc rò rỉ các thông tin nhạy cảm.

Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp

Một lợi ích tiếp đến khi doanh nghiệp sử dụng địa chỉ email được viết theo quy tắc chính là vấn đề liên quan đến chi phí. Chỉ với một khoản chi phí nhỏ, toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp đều được sử dụng giải pháp email chuyên nghiệp. Thay vì phải bỏ ra một số tiền lớn, bạn có thể tiết kiệm chi phí để sử dụng vào việc khác. 

Tìm kiếm tài nguyên dễ dàng 

Chỉ với một địa chỉ email được viết theo quy tắc, người dùng có thể đồng thời truy cập nhiều ứng dụng liên quan mà thương hiệu cung cấp. Ví dụ như với email Outlook, bạn có thể sử dụng Office 365, bộ nhớ lưu trữ OneDrive hay Microsoft Teams để giao tiếp và trình bày. Tại đây, người dùng cùng lúc có thể tìm kiếm tài liệu quan trọng ở bất cứ đâu, do toàn bộ dữ liệu đã được đồng nhất. 

Truy cập mọi lúc mọi nơi 

Một điểm cộng nữa khi sử dụng địa chỉ email được viết theo quy tắc chính là tính linh hoạt sử dụng. Điều này đồng nghĩa với việc, bạn có thể truy cập cùng lúc trên nhiều thiết bị khác nhau ở mọi lúc mọi nơi. Khi đó, ngay cả khi bạn đi công tác hay đi du lịch bạn có thể truy cập trên điện thoại đều có thể kiểm tra và check email gửi đến, đến khi quay về bạn có thể thoát email trên điện thoại. 

Trên đây là một vài các thông tin cơ bản liên quan đến chủ đề địa chỉ email được viết theo quy tắc nào? Thông qua bài viết này, người dùng sẽ phần nào hiểu thêm về email doanh nghiệp để có thể dễ dàng sử dụng và bổ trợ nhiều trong quá trình làm việc. Nếu quý bạn đọc còn câu hỏi nào cần được giải đáp vui lòng gửi về địa chỉ email của Microsoft Office tại microsoftofficenews@gmail.com.