Sự xuất hiện của chữ ký điện tử là một phần không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo chữ ký điện tử online dễ dàng với Outlook và Gmail cùng Microsoft Office News tìm hiểu nhé.
Chữ ký điện tử online là gì?
Khác với chữ ký được thực hiện trên bút giấy thông thường, tạo chữ ký điện tử online là một dạng thông tin đi kèm với dữ liệu để xác minh chủ sở hữu bao gồm như hình ảnh, tài liệu, video…Một chữ ký điện tử sẽ được tạo lập bao gồm chữ, số, ký hiệu âm thanh… hoặc bằng các hình thức khác thông qua hệ thống các phương tiện điện tử.
Sự xuất hiện của chữ ký điện tử tạo nên một làn sóng công nghệ cực kỳ lớn giúp các doanh nghiệp dễ dàng trong công tác thương thảo, gửi email tới đối tác khách hàng để ký kết hợp đồng đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh, thiên tai và các trường hợp không thể lường trước được. Chính vì vậy mà các doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký điện tử không chỉ tạo nên quy trình làm việc nhanh gọn mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp nâng cao hiệu xuất, thành công khí gặp đối tác.
Một chữ ký điện tử trong email sẽ bao gồm tên, số điện thoại, email, chức vụ, đơn vị công tác và một vài các thông tin liên quan đến doanh nghiệp như website doanh nghiệp, hotline, fanpage…
Tại sao nên tạo chữ ký điện tử online trong email?
Phần chữ ký, hay địa chỉ email đúng chuẩn trong email là một trong các yếu tố để lại giúp người nhận có thể dễ dàng để lại ấn tượng. Dưới đây là một vài các lý do khiến bạn phải tạo chữ ký điện tử online khi sử dụng email cho doanh nghiệp:
- Người nhận dễ dàng nắm được thông tin liên lạc: Chữ ký của bạn đã bao gồm tất cả các thông tin cơ bản, chính vì vậy khi người nhận đọc email của bạn sẽ dễ dàng liên hệ lại theo địa chỉ có trong chữ ký. Ví dụ: là gmail xin việc bảo đảm đầy đủ yếu tố đầy đủ thông tin cần thiết cho nhà tuyển dụng liên lạc,….
- Xây dựng sự chuyên nghiệp: Nếu doanh nghiệp của bạn tạo chữ ký điện tử online trong mail sẽ xây dựng được sự chuyên nghiệp và tính khách quan đối với khách hàng và đối tác. Qua đó, sự uy tín cũng như độ tin cậy của bạn sẽ ngày càng được nâng cao.
- Xây dựng hình ảnh thương hiệu: Tất cả các nhân sự trong doanh nghiệp đều sử dụng chữ ký điện tử chính là cách để bạn tạo nên hình ảnh đẹp trong lòng khách hàng.
- Xây dựng chiến dịch Marketing hiệu quả: Vì chữ ký chứa sẵn địa chỉ email, fanpage hoặc các trang truyền thông của doanh nghiệp, bằng cách này sau gửi email thành công người nhận có thể dễ dàng click vào xem và tiếp cận gần hơn với doanh nghiệp.
Hướng dẫn tạo chữ ký điện tử online dễ dàng
Để có thể tạo cho doanh nghiệp của mình những mẫu chữ ký điện tử chuyên nghiệp và ấn tượng, bạn phải có tài khoản được đăng ký trước đó mới có thể dễ dàng thực hiện.
Tạo chữ ký điện tử online trên Outlook
Dưới đây là hướng dẫn tạo chữ ký điện tử online trên Outlook Microsoft 365 sau khi tải Outlook về máy tính hay với trình duyệt web đơn giản:
Bước 1: Truy cập địa chỉ đăng nhập Outlook tại – https://outlook.office365.com/mail/.
Bước 2: Tiếp đến chọn Cài đặt >> sau đó click chọn Xem tất cả cài đặt Outlook.
Bước 3: Sau đó click chọn Thư >> rồi chọn Thảo và Trả lời.
Bước 4: Chọn Tạo chữ ký mới, khi đó bạn sẽ điền đầy đủ các thông tin chữ ký mà mình mong muốn.
Bước 5: Chọn Lưu để hoàn tất quy trình tạo chữ ký outlook .
Vậy là sau một số bước đơn giản, chúng ta có ngay một chiếc email chuyên nghiệp và chuẩn mực, để có thể biết emai của mình như thế nào.
Cài đặt chữ ký điện tử trong Gmail
Với các doanh nghiệp sử dụng Gmail, để có thể tạo chữ ký điện tử online rất đơn giản chỉ với một vài các bước đơn giản như sau:
Bước 1: Truy cập Gmail doanh nghiệp của bạn.
Bước 2: Ở góc trên cùng bên phải click chọn cài đặt >> sau đó chọn Cài đặt tất cả.
Bước 3: Tại đây chọn mục Chữ ký, việc của bạn là nhập nội dung và thông điệp mà bạn muốn để trong chữ ký. Tại đây, bạn có thể tự động điều chỉnh, thêm hình ảnh và thay đổi kiểu văn bản mà mình mong muốn.
Bước 4: Click chọn Lưu thay đổi, hành thành cài đặt chữ ký gmail
Với 04 bước trên, bạn đã hoàn thành xong các bước để tạo chữ ký điện tử online như mong muốn trên Gmail.
MSO đơn vị cung cấp dịch vụ tạo chữ ký điện tử online uy tín
Với nhiều năm kinh nghiêm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ email theo tên miền tùy chỉnh, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ các doanh nghiệp tạo chữ ký điện tử online theo nhu cầu. Hiện tại, có nhiều đơn vị đang là đối tác bản quyền cung cấp đa dạng các dịch vụ bao gồm cả email doanh nghiệp.
Đặc biệt, khi đăng ký gói dịch vụ doanh nghiệp bất kì của Microsoft Office News sẽ được tặng email theo tên miền riêng kết hợp với hướng dẫn chi tiết để tạo chữ ký điện tử online theo yêu cầu. Với bài viết trên đây, người dùng có thể dễ dàng tạo chữ ký điện tử online trên email khi sử dụng Outlook và Gmail. Nếu quý bạn đọc còn bất kỳ câu hỏi nào cho chúng tôi, vui lòng gửi đến email microsoftofficenews@gmail.com để được tư vấn và hỗ trợ.
Kỹ năng gửi email
Kỹ năng báo cáo
Làm việc online