Tất tần tật cách để biết email của mình trên Outlook

Outlook là một ứng dụng gửi email không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào. Dưới đây là tất tần tật cách để biết email của mình trên Outlook. 

Cách để biết email của mình cập nhật đủ thông tin trên Outlook chưa?

Sau khi tải Outlook về với bất kỳ một tài khoản Outlook nào, điều đầu tiên người dùng cũng cần chú trọng đặc biệt đến các thông tin để có thể cập nhật đầy đủ và chính xác để nâng cao tính chuyên nghiệp. Dưới đây là 03 lưu ý về cách để biết email của mình đã được cập nhật hoàn thiện hay chưa?

Tài khoản đăng ký – đăng nhập

Khi nhắc đến cách để biết email của mình hay cách để biết email của mình trên iphone, samsung, điều đầu tiên chúng ta cần có chính là tài khoản đăng ký bản quyền để có thể dễ dàng đăng nhập. Trong người dùng sử dụng các phiên bản miễn phí của Outlook sẽ không được trải nghiệm nhiều tính năng đặc biệt cũng như xuất hiện nhiều rủi ro liên quan đến vấn đề bảo mật. Chính vì vậy, việc chuẩn bị tài khoản chính là yếu tố đầu tiên bao gồm địa chỉ và mật khẩu để đăng nhập sử dụng. 

Thông tin cá nhân

Sau khi đã chuẩn bị tài khoản xong, người dùng sẽ tiến hành đăng nhập và truy cập vào một vài các hạng mục để biết email của mình đầy đủ thông tin hay chưa, đóng vai trò rất quan trọng (Ví dụ: tạo tài khoản gmail xin việc). Để có thể thực hiện được, người dùng sẽ tiến hành truy cập và làm theo các bước được hướng dẫn dưới đây.

Truy cập thông tin tài khoản >> click chọn Thiết đặt tài khoản 

Tại đây, người dùng có thể tiến hành cài đặt tài khoản bao gồm tên tài khoản, truy cập ủy quyền, tải xuống sổ địa chỉ, thay đổi hồ sơ, quản lý hồ sơ hay thay đổi ảnh đại diện, chữ ký điện tử online …

Đây là cách để biết email của mình trong Outlook đã được hoàn thiện về thông tin liên quan đến tài khoản cá nhân hay chưa? Trong trường hợp thiếu, bạn cần bổ sung để tạo dựng tính chuyên nghiệp cho mình.

Thiết đặt hộp thư

Tiếp đến một cách để biết email của mình đã hoàn chỉnh hay chưa chính là đi đến mục thiết lập hộp thư sử dụng. Ở danh mục này, người dùng có thể tin nhắn trả lời tự động trong trường hợp vắng mặt không thể tham gia cuộc họp, khi nhận được email hệ thống lập tức gửi thư trả lời tự động đến người gửi. Ngoài ra, bạn cũng có thể cài đặt thêm chữ ký cho email của mình để gia tăng thêm sự uy tín và tính chuyên nghiệp. Bên cạnh đó chúng ta cũng chú ý khi gửi mail làm sao để biết email đã gửi thành công.

Sau khi đã thao tác nội dung gửi email thành công, người dùng click chọn OK để hoàn tất.

Bên cạnh đó, người dùng còn phải điều chỉnh để hộp thư của mình trở nên gọn gàng hơn bao giờ hết với các tính năng như dọn dẹp sạch hộp thư, làm rỗng thư mục hay khoản mục đã xóa, dọn dẹp thư mục cũ…v.v.v

Cách để biết email của mình là tài khoản miễn phí hay trả phí?

Để nhận biết được tài khoản đang sử dụng bạn chỉ cần lưu ý một vài các điểm sau dành riêng cho tài khoản trả phí là:

• Email tên miền tùy chỉnh, địa chỉ mail của bạn có tên miền riêng chỉ cần nhìn thấy là có thể nhận biết được bạn tên là gì, thuộc phòng nào và làm việc ở doanh nghiệp nào?
• Dung lượng lưu trữ khủng lên đến 50GB, với bản miễn phí thì mức dung lượng này sẽ ít hơn
• Sử dụng đa dạng các tính năng đặc biệt như thu hồi email nhanh chóng, lên lịch gửi, bảo mật an toàn…
• Kết hợp cùng với nhiều ứng dụng làm việc khác của Microsoft 365 như Office, OneDrive, Teams…

Với 04 lưu ý trên, người dùng đã có thể dễ dàng phân biệt được tài khoản của mình là trả phí hay miễn phí để có thể tiếp tục yên tâm và sử dụng.

Xem thêm

Tải Outlook về máy tính và hướng dẫn sử dụng cho người mới

Hướng dẫn tạo tài khoản Gmail xin việc trong Outlook

Làm sao để biết email đã gửi thành công và mẹo sử dụng Outlook?

Hướng dẫn tạo chữ ký điện tử online trong Outlook và Gmail

Cách thoát email trên điện thoại với ứng dụng Outlook

Cách để biết email của mình có thuộc danh sách bị lộ hay không?

Trong rất nhiều trường hợp, email của bạn đang sử dụng rất có thể đã lộ thông tin hoặc bị một vài các đơn vị tổ chức nào đó đưa ra bên ngoài để thực hiện mục đích riêng của họ. Dưới đây là một vài dấu hiệu cho thấy email của bạn đã thuộc danh sách quảng bá của một vài đơn vị khác:

• Xuất hiện nhiều tin nhắn spam trong hộp thư đến.
• Nhận được email từ người lạ với nội dung quảng cáo, khuyến mãi, dẫn dắt, lôi kéo vào các đường link xấu.
• Cảnh báo đăng nhập từ vị trí và thiết bị lạ, trong trường hợp này rất có thể email của bạn đã bị lộ mật khẩu và đang có kẻ lạ xâm nhập. Ngay lập tức bạn cần thay đổi mật khẩu và thiết lập bảo mật an toàn.
• Phát hiện thấy hộp thư có email lạ gửi đến địa chỉ khác.

Sau khi đã nắm được các lưu ý đặc biệt để biết email của mình có thuộc danh sách các tài khoản bị rò rỉ và lộ thông tin hay không và có thể thoát tất cả email trên điện thoại. Hơn nữa, người dùng cũng cần đặc biệt đề cao cảnh giác để không trở thành nạn nhân của các hacker mạng. 

Trên đây là một vài các thông tin cơ bản giúp người dùng có cách để biết email của mình đang gặp vấn đề gì, cần khắc phục hay bổ sung điều gì để hoàn thiện hơn. Ngoài ra, người dùng cũng cần lưu ý để cân nhắc lựa chọn sử dụng gói đăng ký email doanh nghiệp bản quyền của Microsoft Office để không bỏ lỡ bất kỳ tính năng ưu việt nào giúp gia hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Nếu quý bạn đọc còn câu hỏi nào cho chúng tôi vui lòng gửi về địa chỉ email microsoftofficenews@gmail.com.