Sử dụng Microsoft 365 có thể tiết kiệm chi phí rất lớn cho doanh nghiệp, cũng như cải thiện năng suất và cộng tác nhóm. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết sử dụng đúng cách. Vì vậy, khi áp dụng Microsoft 365, báo cáo thường được sử dụng để có cái nhìn tổng quan về tình hình chung, giúp tối ưu hóa tính năng cho doanh nghiệp, cùng Microsoft Office tìm hiểu nhé.
Các bước lập báo cáo Microsoft 365
Báo cáo thường được sử dụng để làm gì?
Trước khi lập báo cáo, bạn cần xác định rõ được mục tiêu của báo cáo, trả lời chính xác câu hỏi báo cáo thường được sử dụng để có những định hướng và kế hoạch đúng đắn.
- Báo cáo giúp đảm bảo được chi phí sử dụng đúng theo kế hoạch
- Báo cáo sẽ xem rõ được liệu bạn đã tận dụng được mọi tính năng quan trọng trong Microsoft 365 hay chưa.
- Ngoài ra, báo cáo giúp kiểm tra được mức độ bảo mật của doanh nghiệp bạn.
Đưa ra kế hoạch cụ thể
Có rất nhiều tùy chọn khác nhau có sẵn để báo cáo trong Microsoft 365. Báo cáo thường được sử dụng để doanh nghiệp có thể thiết lập chiến lược tiếp theo dựa trên những thông tin chi tiết từ báo cáo. Vì thế, cần có ý tưởng rõ ràng về những loại báo cáo bạn cần thực hiện.
Thiết lập thời gian chạy các loại báo cáo đã chọn
Hơn nữa, bạn cũng cần quyết định mức độ thường xuyên bạn sẽ hoàn thành các báo cáo. Bạn sẽ làm chúng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý? Việc cài đặt thời gian và thiết lập lịch giúp bạn kiểm soát được tiến độ hoàn thành của báo cáo.
Tìm hiểu các loại báo cáo Microsoft 365
Có nhiều loại báo cáo có sẵn trong Microsoft 365, bạn có thể xem và tải xuống các báo cáo. Chúng tôi sẽ hướng dẫn cách bạn có thể sử dụng các tính năng báo cáo trong email và kích hoạt Microsoft 365 để hiểu rõ hơn về cách hoạt động của nó.
Báo cáo về hoạt động email trong Trung tâm quản trị Microsoft
Báo cáo thường được sử dụng để cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về xu hướng lưu lượng truy cập email cấp cao, số lượng email đã được gửi và nhận,… Nó cũng cho phép bạn đi sâu vào những người dùng cụ thể và theo dõi hoạt động của họ.
Sử dụng báo cáo về hoạt động email để nắm rõ được những người đang sử dụng tài khoản. Nhân viên của bạn có thường xuyên đăng nhập hay không, lý do họ không sử dụng email thường xuyên là gì?
Để xem được báo cáo email, trước tiên, bạn phải là quản trị viên trong Microsoft 365 (hoặc quản trị viên Exchange, SharePoint hoặc Skype for Business). Sau đó, bạn thực hiện các bước như sau:
- Bước 1: Vào Trung tâm quản trị và nhấp vào Báo cáo.
- Bước 2: Trong menu Exchange, bấm vào Hoạt động email.
- Bước 3: Từ đó bạn nhận được một báo cáo ngay lập tức cho toàn bộ email thuộc doanh nghiệp của bạn.
Báo cáo thường được sử dụng để cho phép bạn xem được hoạt động email trong các khoảng thời gian khác nhau và bạn có thể chuyển đổi giữa số lượng email được gửi, nhận và đọc. Bạn cũng có thể lọc ra những người dùng cụ thể hoặc theo dõi toàn bộ tổ chức.
Báo cáo về kích hoạt Microsoft 365
Báo cáo kích hoạt Microsoft 365 có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về bất kỳ công cụ nào trong gói Microsoft 365 của bạn có đang thực sự được sử dụng hay không. Nó sẽ cho bạn biết những người dùng nào đã đăng nhập vào những công cụ Microsoft 365 nào với tần suất và thời gian bao lâu.
Báo cáo thường được sử dụng để xem những người dùng nào đã thực sự kích hoạt tài khoản. Điều này sẽ cho bạn biết các tính năng trong Microsoft 365 được tận dụng như thế nào, cho bạn biết về bất kỳ sự tăng giảm nào trong việc sử dụng theo thời gian và giúp bạn xây dựng trường hợp hoàn vốn đầu tư (ROI) khi sử dụng Microsoft 365. Hơn nữa, báo cáo cũng có thể cho bạn biết người dùng nào đang gặp khó khăn với nền tảng nào.
Bạn cần thực hiện các bước sau đây:
- Bước 1: Vào trung tâm quản trị và nhấp vào Báo cáo.
- Bước 2: Trong menu Microsoft 365, bấm vào Kích hoạt.
- Bước 3: Từ đó bạn nhận được một báo cáo ngay lập tức cho toàn bộ tổ chức.
Báo cáo này sẽ cho bạn biết có bao nhiêu hoạt động đã được thực hiện trong toàn bộ tổ chức và bạn cũng có thể xem chi tiết những người dùng cụ thể. Báo cáo thường được sử dụng để hiển thị những thiết bị mà Microsoft đã được kích hoạt từ đó, vì vậy bạn có thể quản lý tốt hơn các tài khoản Microsoft 365 của doanh nghiệp.
Áp dụng báo cáo Microsoft 365 vào thực tế doanh nghiệp
Báo cáo Microsoft 365 đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn theo dõi các thay đổi theo thời gian. Nếu bạn đang cố gắng thực hiện thay đổi trong doanh nghiệp của mình, báo cáo Microsoft 365 có thể giúp bạn đo lường mức độ thành công của thay đổi đó.
Báo cáo thường được sử dụng để hiểu cách mọi người đã truy cập vào nền tảng và từ loại thiết bị nào. Vì báo cáo Microsoft 365 cung cấp cho bạn mức độ chi tiết để đi sâu vào cấp độ người dùng cá nhân, bạn cũng có thể tìm ra nhân viên nào đang gặp khó khăn trong việc áp dụng công nghệ. Từ đó, bạn có thể liên hệ với từng người dùng và hỏi họ những vấn đề họ đang gặp phải.
Đến đây thì chắc bạn đã nắm được báo cáo thường được sử dụng để làm gì và những cách thức để vận dụng tốt báo cáo Microsoft 365 vào doanh nghiệp. Hãy thực hành và chia sẻ kết quả cho chúng tôi dưới phần bình luận.
Kỹ năng gửi email
Kỹ năng báo cáo
Làm việc online