Cách làm mục lục tự động trong Word 2010 từ A-Z

Nếu bạn là người thường xuyên soạn thảo văn bản mà vẫn chưa biết đến cách làm mục lục tự động trong Word thì quả là thiếu sót. Theo dõi ngay bài viết dưới đây và làm theo hướng dẫn để không bỏ lỡ thông tin hữu ích này.

Tại sao cần tạo mục lục tự động trong Word?

Word được biết đến là phần mềm soạn thảo văn bản vô cùng hữu ích không chỉ dành cho học sinh, sinh viên và cả nhân viên văn phòng cũng cần phải sử dụng. Đây được biết đến là giải pháp làm việc hiệu quả với nhiều tính năng hữu ích như tạo email, chỉnh sửa lỗi chính tả ngữ pháp, bảo vệ tài liệu hay đếm số lượng từ…là một trong những ứng dụng không thể bỏ qua của bộ Office 365. 

Trong quá trình sử dụng Word để soạn thảo các văn bản, luận văn, đề án… ngoài việc đánh dấu trang trong Word để biết các mục quan trọng có trong file mình có thể sử dụng mục lục tự động trong Word giúp người dùng tiết kiệm thời gian và hơn bao giờ hết. Thay vì phải làm mục lục thủ công vừa mất thời gian, độ chính xác cũng như tính thẩm mỹ không cao sẽ khiến cho bài viết của bạn thiếu đi sự chuyên nghiệp. 

Các nội dung cần có khi làm mục lục tự động trong Word

Để có được một bản mục lục tự động trong Word hoàn chỉnh chúng ta cùng tìm hiểu làm mục lục tự động trong Word , người dùng cần chuẩn bị đầy đủ các nội dung quan trọng bao gồm cả ảnh. Trước khi bạn làm mục lục bạn nên tìm hiểu qua cách xóa trang trống trong Word để đảm bảo không có lỗi số sang khi làm mục lục tự động trong Word. Sau khi thực hiện các cách xóa trang trống trong Word mà không gặp lỗi, mình bắt tay vào làm mục lục thôi nào

Các chương lớn – Level 1

Mục lớn nhất hay còn gọi là các chương của một văn bản thông thường sẽ được đặt ở mức level 1. Đây là mục nội dung lớn nhất bao hàm rất nhiều tiêu đề nhỏ bên trong. Khi làm mục lục tự động trong Word phần tiêu đề này sẽ có kích thước lớn nhất và nổi bật nhất để người đọc có thể nhận diện được toàn bộ văn bản có bố cục nội dung như thế nào. 

Một lưu ý cho người dùng khi tạo level 1 khi làm mục lục tự động trong Word cần xác định nội dung theo một bố cục rõ ràng và được sắp xếp theo một trình tự mạch lạc. Bằng cách này, bài viết hay văn bản của bạn sẽ được đánh giá cao cả về nội dung và hình thức trình bày.

Tiêu đề trong các chương – Level 2

Phần nội dung nhỏ bên trong các chương lớn chính là tiêu đề hay còn được gọi là level 2 ở mục lục tự động trong Word. Phần này sẽ có kích thước nhỏ hơn và được đặt tên theo chủ đề nhỏ của các chương đi kèm với số thứ tự xuất hiện nội dung. Ví dụ như, Chương I: Làm mục lục tự động trong Word, thì tiêu đề trong chương sẽ là 1. Hướng dẫn chi tiết cách tạo mục lục dễ dàng trong Word.

Cũng giống như tên chương, các tên trong tiêu đề phải hết sức ngắn gọn là đủ ý để bao hàm toàn bộ nội dung bên trong tiêu đề khi làm làm mục lục tự động trong Word.

Mục nhỏ thuộc tiêu đề – Level 3

Các mục nhỏ hay còn gọi là level 3 của các tiêu đề sẽ được sử dụng dưới dạng 1.1 Tạo mục lục tự động trong Word trên máy tính Windows, tương tự như vậy với các mục nhỏ tiếp theo. Kích thước của mục này sẽ nhỏ hơn so với level 2 và cũng phải bao gồm các nội dung thuộc mục lớn hơn.

Một văn bản mà chứa đầy đủ toàn bộ các tiêu đề từ level 1 đến level 3 hoặc 4 sẽ được  người xem đánh giá cao hơn cả về hình thức và nội dung. Tuy nhiên, người dùng đừng lạm dụng sử dụng quá nhiều tiêu đề nhỏ để tránh bài viết của bạn thêm rắc rối và khó kiểm soát. 

Các bước làm mục lục tự động trong Word 2010

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để người dùng có thể tự tạo mục lục tự động trong Word 2010 mà không cần phải mất quá nhiều thời gian.

Bước 1: Hoàn thiện đầy đủ các văn bản bao gồm cả nội dung và hình ảnh để tiến hành tạo mục lục tự động.

Bước 2: Click chọn Tham khảo >> sau đó chọn Mục lục

Bước 3: Chọn định dạng mục lục mà bạn muốn sử dụng để đảm bảo phù hợp với yêu cầu cũng như nội dung sử dụng.

Bước 4:  Trong trường hợp người dùng muốn thêm trang trong Word và cập nhật mục lục theo nội dung được thay đổi mới nhất, tại góc trên cùng bên trái của mục lục sẽ xuất hiện phần Cập nhật Bảng.

Bước 5: Hoàn tất.

Xem thêm

Cách xóa trang trống trong Word chỉ 1 nốt nhạc

Cách xóa trang trống trong Word và một số lỗi thường gặp khi sử dụng

Đánh dấu trang trong Word 2010 và những điều cần lưu ý

Cách thêm trang trong Word 2016 có phức tạp không?

Cách dùng tab trong Word và một số lưu ý khi sử dụng

Một số lỗi thường gặp khi làm mục lục tự động trong Word

Trong quá trình tạo mục lục tự động trong Word, người dùng sẽ khó thể tránh khỏi những lỗi thường gặp khiến văn bản của bạn không được hoàn hảo như mong muốn. Dưới đây là 03 xuất hiện nhiều nhất. 

Mục lục không xuất hiện dấu chấm

Sau khi bạn đã thao tác làm mục lục tự động trong Word như hướng dẫn phía trên mà văn bản lại xuất hiện lỗi không hiển thị dấu chấm cùng với các tiêu đề. Cách để bạn có thể khắc phục được lỗi này chính là truy cập vào mục Tham Khảo >> chọn Mục lục >> sau đó chọn Mục lục tùy chỉnh. 

Tiếp đến, màn hình sẽ hiện ra một cửa sổ với giao diện mới tại Đường chỉ dẫn tab click chọn ….. sau đó nhấn OK để hoàn tất.

Mục lục chỉ hiển thị 3 cấp (3 Level)

Trong rất nhiều trường hợp, mục lục tự động trong Word của bạn chỉ có thể hiển thị được ở mức level 1 đến level 3. Khi đó, bạn có thể khắc phục lỗi này bằng cách rà soát lại tất cả các tiêu đề được đặt xem đã đúng level mong muốn hay chưa? 

Mục lục không hiển thị đầy đủ tất cả các Heading

Nếu mục lục của bạn không thể hiển thị tất cả các Heading như mong muốn, rất có thể đã bị lỗi thuộc một trong hai trường hợp nhau sau:

• Lỗi số 1:  Mục lục không chứa tiêu đề bổ sung

Kiểm tra và khắc phục bằng cách cập nhật lại bảng mục lục mới nhất. Nếu vẫn không được thì bạn nên truy cập đến tiêu đề đó và chọn lại mức level phù hợp.

• Lỗi số 2: Mục lục không hiển thị tất cả các cấp heading

Lỗi này cũng có thể áp dụng ngay phương thức xử lý như lỗi số 1.

Nếu trong quá trình sử dụng, người dùng gặp phải một trong 3 lỗi phía trên đã có thể khắc phục được nhanh chóng như một người dùng thành thạo.

Trên đây là toàn bộ những thông tin cơ bản để hướng dẫn người dùng làm mục lục tự động trong Word, Bạn có thể tìm hiểu thêm như là cách dùng tab trong Word, căn chỉnh bảng trong word…. Nếu bạn còn bất cứ câu hỏi nào cho chúng tôi vui lòng gửi về địa chỉ email của Microsoft Office tại microsoftofficenews@gmail.com để nhận được sự tư vấn. Theo dõi Microsoft Office để biết thêm nhiều kiến thức hữu ích.