Hàm If trong Excel với nhiều điều kiện và một số lưu ý

Hàm If trong Excel với nhiều điều kiện giúp người dùng có thể kiểm tra đối chiếu các trường dữ liệu với nhiều điều kiện và trả về kết quả tương ứng. Không chỉ được sử dụng một mình trong một số trường hợp đơn giản, câu lệnh có kết hợp với những lệnh khác để giải quyết các vấn đề về số liệu mang tính phức tạp hơn, qua đó nâng cao hiệu quả làm việc tại các tổ chức và doanh nghiệp.

Đôi nét về hàm If trong Excel với nhiều điều kiện 

Microsoft Excel là phần mềm bảng tính, trong đó hàm If là một trong những câu lệnh thông dụng và được sử dụng nhiều nhất trong ứng dụng Excel. Hàm có thể kiểm tra một điều kiện duy nhất hoặc thực hiện nhiều kiểm tra logic phức tạp. Do đó, người dùng có thể kiểm soát việc thực thi các tác vụ Excel bằng cách sử dụng loại hàm này.

Hàm If trong Excel với nhiều điều kiện có thể được hiểu là các câu lệnh If nằm trong một câu lệnh If khác, được sử dụng để kiểm tra nhiều điều kiện và trả về các giá trị khác nhau. Các câu lệnh If bổ sung có thể được bao gồm trong các đối số “value if true” của một công thức chuẩn.

Câu lệnh If cơ bản có công thức như sau: =IF(condition, value 1, value 2), trong đó:

• Nếu như điều trên đúng thì trả về giá trị 1
• Nếu điều trên sai thì trả về giá trị 2

Với hàm If trong Excel với nhiều điều kiện được thực hiện với những cú pháp phức tạp hơn và có thể lên tới 64 điều kiện: =IF( condition1, value_if_true1, IF( condition2, value_if_true2, value_if_false2 )), trong trường hợp thỏa mãn điều kiện 1 thì sẽ cho ra giá trị value_if_true1, nếu không thì sẽ tiếp tục với những câu lệnh sau đó.

Loại câu lệnh trong hàm if trong excel với nhiều điều kiện này được sử dụng để kiểm tra nhiều điều kiện cùng một lúc khi bạn có dữ liệu phức tạp hoặc muốn thực hiện phân tích dữ liệu mạnh mẽ. 

Tìm hiểu về cách dùng hàm If trong Excel với nhiều điều kiện

Có nhiều cách để sử dụng loại câu lệnh này nhằm tạo ra hiệu quả độ chính xác cao nhất cho số liệu cần được xử lý, như hàm đếm số lượng trong Excel,….. Hãy cùng xem qua những cách dùng phổ biến nhất trong các tổ chức và doanh nghiệp.

Sử dụng hàm If nhiều điều kiện basic

Trong trường hợp này, người dùng sử dụng mình câu lệnh If mà không kết hợp cùng với bất cứ hàm khác để thực hiện việc phân loại các dữ liệu động. Chẳng hạn được sử dụng khi xếp loại học sinh dựa trên thang điểm, tính KPI lương thưởng,…

Sử dụng phép tính kết hợp với hàm if trong excel với nhiều điều kiện

Phương pháp này được sử dụng khi thực hiện các phép tính toán kết hợp với các hàm khác nhau như hàm SUM trong Excel,… Áp dụng nhiều trong tính toán ví dụ như tính giá hàng sỉ, hàng lẻ. Cụ thể, cùng một số lượng hàng hóa, nhưng số tiền trên mỗi đơn vị hàng sẽ khác với mua theo số lượng nhiều, vì vậy cần phải đặt ra điều kiện xem số lượng hàng cho từng trường hợp là bao nhiêu, cũng như số tiền trên từng sản phẩm, từ đó tính được số tiền cho tổng đơn hàng.

Sử dụng hàm If trong Excel với nhiều điều kiện lồng cùng các hàm khác

Các hàm có thể kết hợp cùng với câu lệnh If gồm AND, OR, hoặc CONCAT/CONCATENATE nhằm thực hiện các bài kiểm tra logic và phức tạp. Trong khi AND đảm bảo giá trị phải thỏa mãn nhiều điều kiện cùng một lúc, thì hàm OR chỉ cần value đó thỏa mãn một trong những điều kiện được đưa ra.

Ngoài ra, CONCAT/CONCATENATE được sử dụng để liên kết các hàm If đơn giản lại và tạo thành một câu lệnh phức tạp.

Xem thêm

Hàm SUM trong Excel được dùng để làm gì? Và lưu ý khi sử dụng

Tổng hợp các hàm đếm số lượng trong Excel hữu ích

Hàm VLOOKUP có điều kiện và những điều cần lưu ý

Microsoft Excel là phần mềm gì? Lý do doanh nghiệp nên dùng Excel

Cần lưu ý gì khi sử dụng hàm If?

Việc sử dụng câu lệnh trong Excel đem lại cho người dùng nhiều tiện ích trong việc xử lý dữ liệu, tuy nhiên cũng sẽ không tránh khỏi những sai sót và bối rối trong lúc sử dụng, vì thế dưới đây là một số những điều bạn cần lưu ý để có thể phát huy hết tiện ích của loại hàm lệnh này.

• Hàm If trong Excel với nhiều điều kiện sẽ đánh giá các bài kiểm tra logic theo thứ tự mà chúng xuất hiện trong công thức và ngay sau khi một điều kiện được đánh giá là đúng, các điều kiện tiếp theo sẽ không được tiến hành kiểm tra. 

Ví dụ: Hàm If nhiều điều kiện đánh giá phép thử logic đầu tiên (D2>=70) và trả về kết quả “Excellent” vì điều kiện đúng với công thức:

=IF(D2>=70,”Excellent”,IF(D2>=60,,”Good”,IF(D2>40,”Average”,”Bad”)))

Bây giờ, chuyện gì sẽ xảy ra nếu chúng ta đảo ngược lại điều kiện của hàm If này?

=IF(D2>40,”Average”,IF(D2>=60,,”Good”,IF(D2>=70,”Excellent”,”Bad”))

Trong trường hợp này, công thức kiểm tra với điều kiện đầu tiên cho ra kết quả đúng với tất cả những giá trị lớn hơn 40, có nghĩa điểm số 85 sẽ nhận về kết quả “Average” thay vì “Excellent” mà không cần kiểm tra các điều kiện tiếp theo.

Do đó, việc thay đổi thứ tự của hàm If trong Excel với nhiều điều kiện, thì kết quả cũng sẽ thay đổi.

• Đánh giá logic công thức: Để xem đánh giá từng bước của hàm, người dùng có thể sử dụng tính năng “Evaluate Formula” (Đánh giá công thức) trên tab “Formula”. Sau khi click “Evaluate”, tất cả các bước trong quy trình đánh giá sẽ hiện ra.
• Cân bằng dấu ngoặc đơn: Nếu các dấu ngoặc đơn không khớp về số lượng và thứ tự, thì công thức If sẽ không hoạt động. 
• Số và văn bản phải được xử lý khác nhau: Trong công thức If nhiều điều kiện, văn bản phải luôn được đặt trong dấu ngoặc kép.
• Hàm If nhiều điều kiện thường có thể trở nên rắc rối: Việc quản lý nhiều điều kiện True/False và đóng ngoặc trong một câu lệnh trở nên vô cùng khó khăn. Sẽ tốt hơn nếu dùng hàm VLOOKUP có điều kiện hoặc If trong trường hợp hàm If multiple condition trở nên khó khăn để duy trì trong Excel.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích được công việc của bạn bằng những thông tin bổ ích về hàm If trong Excel với nhiều điều kiện. Nếu hiểu rõ và tận dụng đúng cách, bạn sẽ có thể gặt hái được hiệu quả lớn trong việc xử lý dữ liệu của mình. Mọi thắc mắc của bạn liên quan đến Microsoft Office nói chung và Excel nói riêng sẽ được giải đáp cặn kẽ khi được gửi vào hòm thư có địa chỉ microsoftofficenews@gmail.com. Theo dõi Microsoft Office để biết thêm nhiều kiến thức bổ ích khác.