03 cách chuyển PDF sang Excel không giới hạn đơn giản

Việc chuyển PDF sang Excel không giới hạn là vấn đề mà nhiều người quan tâm khi hầu như các tài liệu đó khó có thể chỉnh sửa được để sử dụng cho nhiều mục đích. Hiện nay, có rất nhiều công cụ, phần mềm và trình chuyển đổi miễn phí giúp người dùng thực hiện quá trình convert dễ dàng. Nhưng trong bài viết này, chúng ta sẽ không bàn luận tới các phần mềm.

Đôi nét về dạng tệp PDF

Tệp PDF (Portable Document Format) phổ biến cho các sản phẩm/tài liệu nhạy cảm về vấn đề sử dụng hoặc giá cả. Thông thường, các nhà sản xuất sẽ sử dụng loại tệp khó chỉnh sửa này để giải thích về Layout (Bố cục), Product Manuals (Hướng dẫn sử dụng sản phẩm), hoặc các tài liệu có nội dung nhạy cảm về Price (Giá cả). Microsoft Excel là phần mềm có thể xuất nội dung sang PDF.

Tính hữu ích của Portable Document Format có thể được mô tả ngắn gọn như sau:

• Dễ dàng trao đổi, chia sẻ và xem
• Nội dung tệp không thay đổi với độ tin cậy cao
• Có tính khả dụng và chuyển đổi dễ dàng từ các dạng tài liệu khác sang định dạng PDF
• Định dạng dữ liệu không thay đổi thông qua nhiều phần mềm xem

Vì những đặc điểm trên, mà dạng tệp này được sử dụng nhiều trong việc chia sẻ tệp cho người khác, đặc biệt là các đối tác. Tuy nhiên, việc trích xuất thông tin, dữ liệu trong tài liệu kèm theo, hay 1 file mẫu thẻ nhân nhiên trên Excel để chỉnh sửa lại là một vấn đề nan giải đối với người nhận. Do đó, nhiều người có nhu cầu chuyển PDF sang Excel có thể chỉnh sửa được.

Không bàn luận về các phần mềm giúp thực hiện PDF to Excel online convert, hãy cùng xem xét các cách khác được thực hiện ngay trên máy tính mà không cần sự hỗ trợ bên ngoài.

Các cách chuyển PDF sang Excel không giới hạn

03 phương pháp dưới đây sẽ cung cấp cho bạn thêm những giải pháp thay thế mà không cần sự hỗ trợ của phần mềm hay kết nối mạng để thực hiện chuyển PDF sang Excel không lỗi font, không lỗi hình ảnh như chuyển các loại biểu đồ thống kê sang excel một cách dễ dàng.

Phương pháp 1: Sử dụng Copy/Paste thủ công

Bước 1: Mở bất kỳ PDF bất kỳ nào mà bạn muốn chuyển đổi sang dạng Excel. Sử dụng phím tắt Ctrl+A để chọn tất cả nội dung.

Bước 2: Mở trang tính trống, và nhấp chuột vào một ô bất kỳ > click chuột phải > một Menu Context xuất hiện > chọn “Paste Special” từ các tùy chọn.

Bước 3: Cửa sổ “Paste Special” xuất hiện > Chọn “Paste” > “Text” > chọn “OK”.

Chuyển đổi từ pdf sang excel trong giây lát, bạn đã dán nội dung được copy mà không cần duy trì bất kỳ định dạng nào. Tuy nhiên tất cả nội dung được dán vào trong cùng một cột.

Hình thức chuyển PDF sang Excel không giới hạn này không phù hợp để convert các tệp lớn hoặc chứa đông đúc dữ liệu thành dạng trang tính. Phương pháp này chỉ hữu ích cho một số mục nhập không phải là dữ liệu khai thác phù hợp.

Phương pháp 2: Sử dụng Microsoft để chuyển PDF sang Excel không giới hạn

Phần khó nhất để xử lý một tệp Portable Document Format là chỉnh sửa hoặc định dạng lại nó. Để có được kết quả tốt và đảm bảo các lệnh cơ bản trong Excel từ các tệp đó, chúng ta cần phải làm cho chúng có thể chỉnh sửa được trước khi Copy-Paste chúng vào trang tính. Trong trường hợp này, Microsoft Word có thể được sử dụng như một công cụ trung gian.

Bước 1: Mới Microsoft Word > đi tới “File” > “Open” hoặc có thể click chuột phải vào tệp và chọn “Open With” > “Microsoft Word”.

Bước 2: Chọn tệp PDF mà bạn muốn chuyển đổi từ thiết bị của mình và mở ra > xuất hiện dòng cảnh báo cho biết ứng dụng sẽ chuyển tệp này thành Word có thể chỉnh sửa và cho ra kết quả có thể không giống nhau, hãy nhấp vào “OK”.

Bước 3: Sử dụng phím tắt Ctrl + A để chọn toàn bộ nội dung và copy nội dung đó lại.

Bước 4: Mở trang tính trống để thực hiện chuyển PDF sang Excel không giới hạn bằng cách paste lại.

Nếu so sánh 2 phương pháp trên, phương pháp thứ 2 có định dạng gần nhất với nguồn dữ liệu ban đầu. Vì vậy, sẽ hiệu quả hơn nhiều nếu sử dụng MS Word để tạo các phiên bản PDF có thể chỉnh sửa trước khi convert hoặc dán chúng vào trong trang tính.

Xem thêm

Hướng dẫn làm mẫu thẻ nhân viên trên Excel và Word 2022

Microsoft Excel là phần mềm gì? Lý do doanh nghiệp nên dùng Excel

Các lệnh cơ bản trong Excel và những điều cần biết

Các loại biểu đồ thống kê trong Excel và những điều cần lưu ý

Phương pháp 3: Chuyển PDF sang Excel không giới hạn bằng cách sử dụng tính năng Get Data

Bản thân ứng dụng trang tính đã cung cấp tính năng lấy dữ liệu để tìm nạp dữ liệu từ các nguồn bên ngoài và nằm trong tab Data.

Bước 1: Di chuyển đến “Data” > chọn “Get Data” > click “From File” > “From PDF”.

Sau đó bạn chọn tệp Portable Document Format tương ứng để nhập vào Excel > chọn “Import” (Nhập tệp).

Bước 2: Excel xuất hiện cửa sổ Navigator, chọn bất kỳ trang nào có sẵn trong “Display Options” (Tùy chỉnh hiển thị). Bạn có thể chọn nhiều mục bằng cách bật “Select multiple items” (Chọn nhiều mục). Trang tính sẽ cho hiển thị bản xem trước về dữ liệu tìm nạp có thể trông như thế nào. Sau đó, bạn chọn “Transform data” (Chuyển dữ liệu).

Bước 3: Sau khi click “Transform data” thì cửa sổ “Power Query Editor” sẽ hiện ra > Chọn “Home” > Click “Close & Load”. 

Khi đó, Excel sẽ tải tất cả nội dung ở dạng Table. Bạn có thể thấy toàn bộ dữ liệu được tải hoàn toàn giống hệt với bản PDF nguồn, khi đó bạn có thể chỉnh sửa tùy ý dữ liệu hoặc phần được yêu cầu ở định dạng mong muốn.

Việc xử lý các tập tin Portable Document Format để trích xuất dữ liệu là việc làm thường xuyên trong doanh nghiệp. Với bài viết này, các phương pháp đơn giản nhất để chuyển PDF sang Excel không giới hạn mà không cần đến sự hỗ trợ của phần mềm đã được đưa ra. Nếu bạn có bất kỳ vấn đề liên quan đến Microsoft Office nói chung và Excel nói riêng, hãy gửi vào hòm thư microsoftofficenews@gmail.com để nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình và chi tiết. Đón xem những kiến thức mới nhất tại Microsoft Office.