Excel là một công cụ làm việc quá đỗi quen thuộc với bất cứ người dùng nào. Vậy Microsoft Excel là phần mềm gì? Và lý do vì sao doanh nghiệp nên sử dụng giải pháp này cho nhân sự cùng với Microsoft Office đi tìm kiếm câu trả lời nhé.
Phần mềm Microsoft Excel là phần mềm gì?
Microsoft Excel là phần mềm bảng tính được phát hành bởi Microsoft Office đi kèm trong bộ Office 365 gồm Word, PowerPoint, OneNote… Bằng cách sử dụng giải pháp này, người dùng có thể trình bày mọi thông tin dưới dạng bảng tính chuyên nghiệp, giúp xử lý mọi thông tin nhanh chóng và chính xác hơn bao giờ hết. Bảng tính được tạo nên bởi các đường thẳng cắt nhau tạo nên thành các ô trống. Mỗi ô trống tương ứng với một giá trị mà người dùng muốn nhập.
Hiện nay Excel đã và đang ngày càng cải tiến với nhiều phiên bản đặc biệt Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016, Excel 2019… Với mỗi phiên bản nhà sản xuất đều nâng cấp thêm nhiều tính năng thú vị để nâng cao trải nghiệm của người dùng.
Một bảng tính trong Microsoft Excel bao gồm những phần nào?
Thông thường một bảng tính trong Microsoft Excel sẽ bao gồm các lệnh cơ bản trong Excel và 06 thành phần cơ bản để người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và sử dụng như:
- Sheet (bảng tính): Một bảng tính sẽ bao gồm hơn 4 triệu ô, do đó người dùng có thể thoải mái sử dụng và nhập dữ liệu với những con số khổng lồ.
- Workbook (sổ tay): Có thể lưu trữ được khoảng từ 1 – 255 Sheet, tại đây tất cả các thư mục và tài liệu của bạn sẽ được lưu trữ để tạo nên một liên kết tổng thể.
- Range (vùng): Là tập hợp nhiều ô cùng một lúc để tạo nên một vùng với điểm bắt đầu và điểm kết thúc.
- Cell (ô): Được hiểu là giao điểm giữa các dòng và các cột để tạo nên một khoảng trống. Thứ tự của ô sẽ được xác định bằng ký tự của dòng và số thứ tự của cột
- Column (cột): Là tập hợp tất cả các ô trong bảng tính theo chiều dọc. Đa phần 1 bảng Excel sẽ có khoảng 256 cột được xếp theo thứ tự A,B,C,D…
- Rows (hàng): Bảng tính sẽ có khoảng 16.384 dòng với tập hợp theo chiều ngang và được đánh dấu theo số thứ tự từ 1, 2, 3, 4…
Các tính năng mà Microsoft Excel đang sở hữu
Để sử dụng dễ dàng phần mềm Microsoft Excel, người dùng chắc chắn không nên bỏ qua các tính năng mà giải pháp này đang có để hỗ trợ nâng cao hiệu quả làm việc.
Nhập và sao lưu dữ liệu
Tài liệu giấy sẽ gây khó khăn trong quá trình làm việc đặc biệt là công tác nhập liệu, do đó Microsoft Excel chính là giải pháp cứu cánh cho những doanh nghiệp nào muốn hoàn thiện nhanh chóng quá trình làm việc của mình. Chỉ với một vài các thao tác cơ bản, người dùng có thể nhập dữ liệu lên Excel và lưu trữ lại nội dung để sử dụng khi cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn giảm bớt được mối lo ngại đánh cắp thông tin cũng như đánh mất tài liệu quan trọng. Mình có thể xuất sang bản PDF để bảo toàn định dạng và chuyển PDF sang Excel không giới hạn khi bạn muốn.
Ngoài chữ và số, người dùng có thể bổ sung các ký hiệu đặc biệt như phi φ, hình ảnh và video…
Hỗ trợ công thức tính toán
Thay thế hoàn toàn máy tính cầm tay, người dùng có thể thao tác với các hàm tính toán trong Excel tính toán trực tiếp trên bảng tính của Microsoft Excel nhưng vẫn đảm bảo độ chính xác tuyệt đối. Các công thức tính toán đơn giản mà người dùng có thể tham khảo như SUMIF, TODAY,… hay hàm đếm số lượng trong Excel như COUNT,…
Vẽ biểu đồ
Thông qua số liệu được nhập, người dùng có thể tạo nên các mẫu loại biểu đồ thống kê để dễ dàng theo dõi và đánh giá khi làm việc. Bạn có thể sử dụng tính năng này của Microsoft Excel để xây dựng các hình ảnh trực quan cho bài trình bày thêm thuyết phục. Microsoft Excel còn có thể demo những mẫu thẻ nhân nhiên trên Excel thật dễ dàng.
Liên kết với nhiều bảng tính khác nhau
Trong một file của Microsoft Excel người dùng có thể tạo ra nhiều bảng tính khác nhau để tạo sự liên kết. Ví dụ như bảng tính thống kê số lượng thành viên trong doanh nghiệp bao gồm cả tên, ngày tháng năm sinh, vị trí, thông tin liên hệ… Khi đó, người dùng chỉ cần truy cập file tài liệu này là có thể tiếp nhận được hầu hết tất cả các thông tin cần biết.
Hỗ trợ bảo mật an toàn
Một tính năng nữa mà Microsoft Excel đang sở hữu chính là bảo mật. Người dùng có thể cài mật khẩu đăng nhập để đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng. Bằng cách này, bạn có thể hạn chế được những rủi ro liên quan đến vấn đề rò rỉ thông tin tài liệu.
Xem thêm
Các lệnh cơ bản trong Excel và những điều cần biết
Tổng hợp các hàm đếm số lượng trong Excel hữu ích
Các hàm tính toán trong Excel và vai trò với doanh nghiệp
Hướng dẫn 07 cách tính phần trăm lương trên Microsoft Excel
Công dụng của phần mềm Microsoft Excel đối với doanh nghiệp
Sau khi đã tìm hiểu qua về các thông tin cơ bản liên quan đến Microsoft Excel, người dùng cần hiểu sâu hơn về công dụng của phần mềm này đối với chính doanh nghiệp của mình.
Phân tích tài chính kế toán
Đây được đánh giá là lĩnh vực thể hiện rõ nhất vai trò đặc biệt của Microsoft Excel hiện nay. Tất cả các giải pháp tính toán thủ công gây tốn kém thời gian và tiền bạc đều bị thay thế bằng Excel. Khi đó, mọi tài liệu liên quan đến kế hoạch tài chính, sổ sách như hoạt động thu chi, giao dịch tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, tính phần trăm lương… đều được quản lý dễ dàng với các tác vụ đơn giản, nhanh gọn và thuận tiện nhờ dùng một số hàm hữu dụng trong Excel như là hàm If trong Excel với nhiều điều kiện, hàm sum,….
Quản lý và theo dõi sản phẩm
Ứng dụng của Microsoft Excel trong lĩnh vực quản lý và xúc tiến sản phẩm để tạo nên những kế hoạch với mục tiêu ngắn và dài hạn, theo dõi KPIs và quản lý doanh số. Với Excel, người dùng có thể lưu trữ các thông tin quan trọng của khách hàng, xây dựng các chiến lược cụ thể để phát triển sản phẩm.
Tạo lập kế hoạch công việc
Làm việc luôn có kế hoạch chính là lý do khiến doanh nghiệp phát triển với tiềm lực mạnh mẽ. Để tạo được các bản kế hoạch chi tiết, người dùng cần có đến sự hỗ trợ của Microsoft Excel, bên cạnh đó Excel cũng có nhiều form mẫu checklist công việc tùy bạn lựa chọn cho phù hợp với công việc của mình. Do đó, việc sử dụng ứng dụng này trong công việc còn giúp bạn phân bổ thời gian, chi phí hợp lý để đạt được mục tiêu đề ra.
Xây dựng đầu tư lợi tức
Có thể bạn chưa biết đến nhưng Microsoft Excel còn giúp người dùng theo dõi xác suất đầu tư một cách chính xác hơn bao giờ hết. Người chủ doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tổng doanh thu, nhờ tính tổng chi phí tính toán chi tiết nhờ các hàm như hàm sum, hàm hỗ trợ như hàm MODE trong Excel và so sánh được mức lợi nhuận qua các khoảng thời gian nhất định.
Với các nội dung trong bài viết trên, người dùng đã phần nào trả lời được câu hỏi Microsoft Excel là phần mềm gì và những lý do khiến doanh nghiệp nhất định phải đăng ký sử dụng. Nếu bạn còn bất cứ câu hỏi nào cho chúng tôi vui lòng gửi đến địa chỉ email microsoftofficenews@gmail.com để được tư vấn hỗ trợ. Theo dõi Microsoft Office để biết thêm nhiều thông tin bổ ích khác.
Kỹ năng gửi email
Kỹ năng báo cáo
Làm việc online