Khi thông thạo các lệnh cơ bản trong Excel, người dùng có thể nâng cao hiệu quả công việc, đặc biệt đối với việc lưu trữ và quản lý các dữ liệu. Thông qua bài viết của Microsoft Office, hãy cùng khám phá về vai trò của công cụ đối với doanh nghiệp và cách sử dụng các lệnh hàm.
Excel có vai trò như thế nào trong doanh nghiệp
Về cơ bản, Microsoft Excel là phần mềm bảng tính, Excel được sử dụng để lưu trữ thông tin, phân tích và sắp xếp, cũng như báo cáo, vì thế công cụ được sử dụng phổ biến trong kinh doanh và giúp bảng tính có tính trực quan cao hơn cũng như dễ sử dụng hơn nhiều.
Một số các ứng dụng kinh doanh phổ biến nhất thường sử dụng các lệnh cơ bản trong Excel bao gồm quản lý nguồn nhân lực, báo cáo hiệu suất và quản lý hoạt động. Dưới đây là một số những lợi ích cụ thể của công cụ này trong việc hỗ trợ cải thiện hiệu suất làm việc trong các doanh nghiệp.
Phân tích kinh doanh
Phân tích các hoạt động kinh doanh về bản chất là sử dụng dữ liệu thu thập được và sử lí dữ liệu bằng các lệnh cơ bản trong Excel và Các hàm tính toán trong Excel để thông báo cho việc ra quyết định. Ví dụ, nhân viên có thể chạy báo cáo lợi nhuận theo ngày trong tuần. Nếu doanh nghiệp luôn thua lỗ vào ngày Chủ Nhật, thì việc quản lý thông tin trong Excel có thể được sử dụng để đưa ra quyết định (chẳng hạn như đóng cửa vào Chủ Nhật).
Quản lý con người
Một trong những ứng dụng hàng đầu của Microsoft Excel trong kinh doanh là quản lý con người khi giúp ích trong việc sắp xếp thông tin về mọi người, cho dù đó là nhân viên, khách hàng, người hỗ trợ hay là người tham dự khóa đào tạo.
Thông qua việc các lệnh cơ bản trong Excel, thông tin cá nhân có thể được lưu trữ và truy xuất một cách hiệu quả. Một hàng hoặc một cột trong bảng tính có thể được sử dụng cho một bản ghi riêng lẻ gồm các thông tin như tên, địa chỉ email, ngày bắt đầu của nhân viên, các mặt hàng đã mua hoặc tình trạng đăng ký.
Quản lý hoạt động
Việc quản lý hoạt động kinh doanh bằng Excel và hiểu được các lệnh cơ bản trong Excel dựa vào quản lý hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp do những hoạt động này thường liên quan đến hậu cần phức tạp. Luồng hàng tồn kho cần được kiểm soát để có thể duy trì hoạt động trơn tru – và không tồn kho quá nhiều đối với các mặt hàng cụ thể. Điều đó có nghĩa là theo dõi các giao dịch của nhà cung cấp và khách hàng, liệt kê các ngày quan trọng, quản lý thời gian và lịch trình.
Một ưu điểm của Excel là có công nghệ dễ sử dụng, cho phép nhiều người sử dụng và không có rủi ro về lỗi lập trình.
Ngoài ra, ứng dụng này còn giúp các doanh nghiệp trình bày báo cáo, phân tích chiến lược, quản lý các dự án kinh doanh, quản lý tài khoản, công việc hành chính,…Điều này đã lý giải vì sao các doanh nghiệp, công ty thường chọn Excel làm công cụ xử lý dữ liệu cho nhân viên của mình.
Các lệnh cơ bản trong Excel để sử dụng như chuyên gia
Excel có ảnh hưởng rất lớn đến cách mọi người lưu trữ và trình bày dữ liệu, vì thế từ cách chỉnh dấu chấm phẩy trong Excel đến cách xuống dòng trong Excel trên điện thoại đều cần thực hiện cẩn thận vì chúng có thể ảnh hưởng để tổng thể cả bảng tính.
Công cụ này được sử dụng hầu như ở mọi nơi khi sắp xếp dữ liệu hàng loạt khi cho phép người dùng tổ chức data theo cách có cấu trúc và thậm chí biểu diễn bằng đồ thị với các infographic. Sự đa dạng trong chức năng giúp người dùng nâng cao hiệu quả bảng tính hoặc thậm chí là đơn giản hóa các data phức tạp.
Để sử dụng bảng tính hiệu quả và chuyên nghiệp như một chuyên gia, điều cần thiết nhất bạn cần biết và hiểu rõ là các lệnh cơ bản trong Excel như là Hàm MODE trong Excel, hàm sum,… Do đó, dưới đây là một số lệnh hàm cơ bản để bạn nâng cao hiệu quả đáng kể trong việc xử lý dữ liệu cho doanh nghiệp.
Lệnh Count (Đếm)
Khi bạn có một loạt dữ liệu và gần như không thể đếm theo cách thủ công, tính năng đếm số ô của ứng dụng sẽ giúp bạn hoàn thành một cách chính xác và nhanh gọn. Tất cả những gì người dùng cần phải làm là nhập đúng công thức và xác định vị trí các ô bạn muốn đếm.
Tác dụng của lệnh Đếm
- Dùng để đếm dữ liệu hoặc các đối tượng của chuỗi trong bảng tính nhất định
- Đếm những ô có chứa dữ liệu trong một phạm vi nhất định nào đó
Công thức chung của hàm đếm là “=COUNT(value 1, [value2],…)“, trong đó value 1 là bắt buộc và value là tùy chọn với tối đa 255 mục.
Lệnh Percentage (Phần trăm)
Khi tìm hiểu về các lệnh cơ bản trong Excel, không thể bỏ qua dạng Phần trăm – một trong những lệnh hàm được sử dụng nhiều nhất khi giúp người dùng tính toán dữ liệu phần trăm dữ liệu được tạo ra từ doanh nghiệp, dự án hoặc bất kỳ công việc gì.
Với Percentage, người dùng có thể tính:
- Phần trăm của tổng số
- Tỷ lệ phần trăm thay đổi với giá trị mới và giá trị cũ
- Tính giá trị của số tiền hoặc tổng số khi biết giá trị phần trăm
Để sử dụng hàm này trong các lệnh cơ bản trong excel, bạn nhập dấu “=” vào một ô trống, sau đó chọn ô sẽ là tử số, tiếp tục gõ “/” và chọn ô làm mẫu số cho công thức trước khi ấn “Enter” để cho ra kết quả.
Lệnh SUM (Tổng)
Để tính tổng các dữ liệu hoặc các ô có chứa dữ liệu trong trang tính Excel, bạn cần sử dụng hàm SUM trong Excel với các bước nhập vô cùng dễ dàng.
Để thực hiện tính lệnh này, bạn cần nhập công thức vào ô trống – nơi bạn số liệu muốn thêm vào. Sau đó, thực hiện công thức “=SUM(B15,B16)”, trong đó B15, B16 cho biết phạm vi ô được thêm vào. Lưu ý là bạn có thể thêm bất kỳ phạm vi ô nào mà mình mong muốn.
Xem thêm
Tất tần tật các kiến thức liên quan đến hàm MODE trong Excel
Hàm SUM trong Excel được dùng để làm gì? Và lưu ý khi sử dụng
Microsoft Excel là phần mềm gì? Lý do doanh nghiệp nên dùng Excel
Các hàm tính toán trong Excel và vai trò với doanh nghiệp
03 cách chuyển PDF sang Excel không giới hạn đơn giản
Lệnh POWER (Hàm mũ)
POWER thuộc trong các lệnh cơ bản trong Excel với công dụng trả về giá trị bình phương theo cơ số cho trước. Vì việc tính lũy thừa của một số lớn khá là phức tạp, nên công thức đơn giản của lệnh Hàm mũ phát huy tác dụng tích cực trong những trường hợp như thế này.
Để sử dụng lệnh này trong các lệnh cơ bản trong excel, bạn cần xác định một ô trống và nhập “=POWER(A2,B2)”, trong đó A2 sẽ là ô được nâng lũy thừa của B2.
Lệnh TRUE/FALSE
TRUE/FALSE vô cùng hữu ích trong trường hợp người dùng muốn so sánh dữ liệu của hai hàng và muốn đánh giá điểm nào đó của data đó.
Để sử dụng, bạn gõ dấu “=” vào một ô trống bất kỳ và tiến hành chọn ô bạn muốn so sánh. Tiếp theo đó, hãy nhập dấu “>”, “<” hoặc “>=” và chọn ô khác mà bạn muốn so sánh với ô cũ. Theo ký hiệu “lớn hơn”, “nhỏ hơn” “dấu lớn hơn hoặc bằng trong Excel” vừa được nhập, kết quả đưa ra sẽ là TRUE hoặc FALSE.
Như vậy, không khó hiểu khi các doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng Excel cho hoạt động quản lý kinh doanh của mình nhằm nâng cao hiệu quả làm việc. Bước đầu tiên để sử dụng công cụ một cách chuyên nghiệp là hiểu được các lệnh cơ bản trong Excel, các hàm của excel, chuyển PDF sang Excel không giới hạn, ứng dụng của excel,… . Hy vọng với bài viết này, bạn phần nào có thêm kiến thức về ứng dụng Microsoft phổ biến này. Hòm thư microsoftofficenews@gmail.com luôn sẵn sàng đón nhận các vấn đề liên quan tới Microsoft Office cần được giải đáp nhanh chóng của bạn.
Kỹ năng gửi email
Kỹ năng báo cáo
Làm việc online