Cách recall email Outlook và một số phương án thay thế

Microsoft Outlook là ứng dụng email ổn định với danh sách các tính năng ấn tượng. Một trong những chức năng giúp người dùng yên tâm khi mắc lỗi gửi thư là thu hồi tin nhắn. Không chỉ cung cấp cho bạn hướng dẫn cách recall email Outlook, bài viết này còn đưa ra cho bạn một số phương án dự phòng trong trong trường hợp không thể thực hiện thu hồi vì một số lý do nhất định.

Tìm hiểu recall email trong Outlook là gì?

Chức năng recall email cho phép thu hồi mail trên outlook lại thư đã được gửi khi bạn quên gắn theo tệp đính kèm, gửi email sai người hoặc có mắc lỗi chính tả-lỗi ngữ pháp trong quá trình soạn thư. 

Các bước hướng dẫn cách recall email Outlook chỉ được thực hiện khi cả người nhận và người gửi có tài khoản mail Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange trong cùng một tổ chức và sử dụng Outlook làm ứng dụng email khách.

Một số kết quả nhận được khi thực hiện cách recall email Outlook

Tùy thuộc vào cài đặt ứng dụng email của người nhận, email gốc bạn gửi bạn đầu đã được đọc hay chưa cùng một số yếu tố khác, kết quả nhận được sau khi thực hiện thu hồi mail có thể khác nhau. Dưới đây là một số trường hợp bạn nhận lại được khi thực hiện thao tác recall.

• Nếu người nhận đã đọc tin nhắn, việc thu hồi mail Outlook sẽ không thành công. Cả tin nhắn gốc và tin nhắn mới (có thể là thông báo việc bạn thu hồi mail) đều được xem bởi người nhận. 
• Trong trường hợp người nhận mở tin nhắn thu hồi trước thay vì mở tin nhắn gốc, thì tin nhắn bạn muốn recall sẽ bị xóa. Outlook sẽ thông báo cho người nhận rằng bạn đã xóa thư khỏi hộp thư đến của họ. Những kết quả này cũng xảy ra nếu người nhận di chuyển cả hai thư vào cùng một thư mục, theo cách thủ công hoặc sử dụng rule.
• Nếu người nhận đã bật chức năng “Automatically process requests and responses to meeting requests and polls” trong phần “Tracking”, ứng dụng sẽ xóa thư gốc và thông báo cho người nhận rằng bạn đã xóa thư. Trong Outlook 2007, tính năng này được gọi là “Process requests and responses on arrival” và nằm trong phần “Tracking Options”.

• Tuy nhiên, nếu tin nhắn gốc được đánh dấu là đã đọc khi tin nhắn recall được xử lý, người nhận sẽ được thông báo rằng người gửi muốn xóa tin nhắn, và tin nhắn ban đầu vẫn còn được lưu lại trong hộp thư đến của người nhận.
• Trong trường hợp người nhận di chuyển thư gốc ra khỏi mục Inbox và cho đến một thư mục khác theo cách thủ công hoặc sử dụng rule, thì thư recall sẽ chuyển đến hộp thư đến, và như vậy thao tác recall email không thành công bất kể đã được đọc rồi hay chưa vì người nhận có quyền truy cập vào cả email gốc lẫn mail mới.
• Bên cạnh đó, nếu bạn sử dụng phần mềm email trên thiết bị di động và cố gắng thực hiện thao tác recall thì rất khó thành công.

Điều kiện để thực hiện thu hồi tin nhắn trong Outlook

Việc thu hồi tin nhắn tuy được tiến hành khá đơn giản và nhanh gọn nhưng để có thể thực hiện được, cả người gửi và người nhận cần đảm bảo đáp ứng được một số yêu cầu sau:

• Cả bạn và người nhận đều phải có tài khoản email máy chủ Exchange, hoặc Microsoft 365 và sử dụng Outlook là ứng dụng email.
• Tin nhắn gốc chưa được đọc và nằm trong mục Inbox của người nhận.
• Thư không bị ngăn cản bởi bất kỳ quy trình nào như bộ quy tắc gửi mail, hoặc bộ lọc thư rác.

Hướng dẫn chi tiết cách recall email Outlook

Thực hiện thu hồi tin nhắn được thực hiện khá đơn giản và nhanh chóng với các thao tác như sau:

• Đăng nhập tài khoản mail trong ứng dụng được cài đặt sẵn trên thiết bị của bạn.

• Double click vào tin nhắn bạn muốn thu hồi trong mục “Sent items”.

• Chọn “Actions” > tiếp theo click “Recall this message”.

• Một cửa sổ xuất hiện với 2 option để bạn lựa chọn: “Delete unread copies of this message” (Xóa các bản copy chưa đọc của tin nhắn này), hoặc “Delete unread copies and replace with a new message” (Xóa các bản copy chưa đọc và thay thế bằng một tin nhắn mới).

Lưu ý: Để nhận được thông báo rằng các thao tác cách recall email Outlook đã thành công hay chưa, bạn hãy chọn ô “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient” ở phía dưới 2 tùy chọn trên.

Với những bước thực hiện đơn giản nêu trên, bạn đã có thể thu hồi tin nhắn không mong muốn và gửi tin nhắn mới cho người nhận, qua đó tạo được sự chuyên nghiệp trong cách làm việc.

Một số phương án thay thế cho recall mail trong Outlook

Đôi lúc cách recall email Outlook gặp phải những vấn đề và không thể thực hiện thành công, trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng các phương án thay thế sau để “cứu vãn” tình thế khi mắc lỗi trong quá trình gửi email.

Viết email xin lỗi

Bạn nên kiểm tra kỹ trước khi gửi để đảm bảo email của mình được gửi đến đúng người, tuy nhiên ai cũng sẽ mắc lỗi lầm ít nhất một lần khi phải đối mặt với “núi” công việc phải xử lý mỗi ngày. Do đó, nếu vô tình gửi tin nhắn đến nhầm người và không thể thu hồi được, tốt nhất bạn nên xin lỗi họ một cách khéo léo. Một lời xin lỗi trung thực không bao giờ là xấu và có thể giúp bạn xây dựng lòng tin cũng như sự tôn trọng với người nhận.

Chỉ cần nhập email xin lỗi ngắn gọn, giải thích điều gì đã xảy ra và yêu cầu họ xóa email nếu nó có chứa nội dung quan trọng.

Thêm chế độ Delay vào email của bạn

Chức năng Delay giúp email của bạn không được gửi đi ngay lập tức, qua đó cho bạn thêm thời gian để rà soát tin nhắn và kịp thời hủy bỏ nếu xảy ra sai sót hoặc nhầm lẫn. 

Hướng dẫn cách bật chế độ hoãn thời gian gửi thư trong Outlook:

• Vào “File” > “Rules and Alerts”.

• Một cửa sổ mới hiện trên màn hình, bạn chọn “New Rule…” > “Apply rule on messages I send” > “Next” > tiếp tục chọn “Next”.

• Click “defer delivery by a number of minutes” > lựa chọn thời gian muốn delay tin nhắn > “OK”.

Khi đó, bất kỳ tin nhắn nào bạn gửi đi đều có thời gian trì hoãn như đã được định sẵn, và trong thời gian đó bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa đi mà không lo người nhận sẽ đọc được. 

Mắc lỗi sai trong quá trình gửi email là sự cố mà không ai có thể tránh được trong quá trình làm việc, tuy nhiên, để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp, bạn nên tìm hiểu, ghi nhớ và áp dụng trong tình huống cần thiết. 

Hướng dẫn cách recall email Outlook chính là một trong những tip để bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong việc sử dụng email để làm việc và trao đổi thông tin trong môi trường doanh nghiệp. Để sử dụng bộ công cụ Microsoft Office hiệu quả hơn, vui lòng gửi câu hỏi về hòm thư microsoftofficenews@gmail.com, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp một cách chi tiết và dễ hiểu. Theo dõi Microsoft Office để biết thêm nhiều thông tin hữu ích.