Tuy nhiên, việc này cũng đánh đổi với một số quyền lợi của người dùng. Đây cũng chính là một đặc điểm khác biệt giữa Google mail và Outlook. Hãy cùng đi chi tiết hơn về những vấn đề này cũng như tìm hiểu về tính bảo mật của Outlook.

Bật mí cách định vị bằng Gmail khi mất điện thoại

Nếu bạn đang rơi vào tình huống thất lạc điện thoại và không biết làm cách nào để có thể tìm lại được, đừng lo lắng khi tính năng tìm điện thoại bị mất qua Gmail của Google sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Trước khi đi chi tiết hơn về cách định vị điện thoại bằng Gmail, hãy cùng nhìn qua một số yêu cầu cần đáp ứng để có thể thực hiện phương pháp này:

• Điện thoại cần định vị có kích hoạt mạng di động 3G/4G hoặc kết nối wifi
• Định vị GPS đang được chạy ngầm
• Tài khoản Gmail bạn sử dụng phải là tài khoản cá nhân
• Tính năng Quản lý thiết bị Android (Android Device Manager) được bật trong phần cài đặt của điện thoại

Nếu đã đảm bảo đáp ứng được các điều kiện trên, bạn có thể tiến hành các bước định vị bằng Gmail để tìm điện thoại với các bước cụ thể như sau:

• Truy cập trang web có địa chỉ mydevices.google.com để có thể truy cập tính năng Quản lý thiết bị Android (Android Device Manager) trên trang web của Google.

• Sau đó, bạn tiến hành đăng nhập tài khoản Gmail đang sử dụng trên điện thoại Android bị thất lạc.
• Chọn đăng nhập để kiểm tra những thiết bị nào đang sử dụng tài khoản email đó và chọn thiết bị mà bạn cần định vị.
• Bạn kiểm tra về thông tin máy cũng như vị trí hiện tại của thiết bị (Bước này được thực hiện chỉ khi thiết bị điện thoại được kết nối Internet và chế độ GPS được bật)

Các tính năng được sử dụng để xác định định vị bằng gmail thường được người dùng sử dụng:

• Play Sound: Dùng để báo động mỗi lần thiết bị được định vị.
• Lock: Dùng để khóa thiết bị bằng mật khẩu mới để người lạ không thể tùy ý sử dụng điện thoại.
• Enable Secure & Erase: Dùng để khóa máy và xóa toàn bộ dữ liệu từ xa.

Vấn đề bảo mật khi Google theo dõi bạn

Khi bạn có thể định vị bằng Gmail điều đó đồng nghĩa với việc vị trí và lịch sử dữ liệu của bạn đã được lưu trữ bởi Google. Việc sử dụng bất kỳ ứng dụng nào của nhà cung cấp này trên iPhone hoặc điện thoại Android khiến cho bạn luôn bị theo dõi.

Cho dù bạn tắt lịch sử vị trí của mình nhưng một số ứng dụng khác có thể vẫn còn lưu dữ liệu vị trí của bạn và chỉ cần mở ứng dụng Google Maps hoặc sử dụng tính năng tìm kiếm của Google trên bất kỳ nền tảng nào cũng sẽ định vị bằng gmail và ghi lại vị trí gần đúng với con dấu thời gian.

Nhà cung cấp dịch vụ này đã từng phải đối mặt với vụ kiện cáo buộc xâm phạm quyền riêng tư của người dùng vào năm 2020. Theo đó, một nhóm người dùng đã phẫn nộ trước hành động lén lút thu thập thông tin liên quan đến những gì người dùng xem, tìm kiếm trực tuyến bằng cách định vị bằng gmail, cho dù để ở chế độ ẩn danh. 

Đối với người dùng, để không bị theo dõi thông qua các hành động như định vị bằng cách tắt tính năng theo dõi Google nhằm ngăn “ông lớn” lưu trữ các điểm đánh dấu vị trí bằng cách định vị bằng gmail người dùng được liên kết với các hành động cụ thể và ngừng lưu trữ thông tin được thu thập từ các tìm kiếm hoặc các hoạt động khác. Việc tắt tính năng này sẽ giữ vị trí gần đúng của bạn ở chế độ riêng tư cũng như những nơi khác bạn đến chẳng hạn địa chỉ nhà riêng của bạn.

Cần lưu ý rằng một số tính năng nhất định, chẳng hạn như Maps, Google sẽ vẫn cần truy cập vào vị trí của bạn và định vị bằng gmail để có thể sử dụng. Tuy nhiên, việc hoàn thành thao tác tắt tính năng theo dõi sẽ ngăn nó lưu trữ bất kỳ hoạt động nào trong tương lai. 

Sự bảo đảm an toàn của Outlook mail

Vấn đề bị theo dõi chẳng hạn có thể bị định vị bằng Gmail khiến người dùng trở nên cảnh giác và có nhu cầu tìm kiếm một giải pháp thay thế an toàn hơn. Khi nhắc đến vấn đề bảo mật thì Microsoft chính là sự lựa chọn hàng đầu đối với những người dùng công nghệ.

Hiện tại, Outlook mail không hề có chế độ định vị bằng gmail hoặc tài khoản Microsoft, vì thế người dùng có thể an tâm sử dụng mà không cần lo lắng về vấn đề bị theo dõi. 

Để hiểu rõ hơn về tính năng bảo mật – yếu tố chính trong việc chiếm trọn lòng tin của các doanh nghiệp lớn và nhỏ để áp dụng cho môi trường làm việc của mình, hãy cùng theo dõi và tìm hiểu chi tiết hơn về một số đặc điểm nổi bật về tính năng này.

Xử lý an toàn đối với các tệp đính kèm

Một số tệp đính kèm có nhiều khả năng chứa các tệp đáng ngờ, như “.vbs”, “.js”, “bat.”,… Outlook sẽ chặn các tệp đính kèm theo mặc định. Nếu Outlook của bạn chặn bất kỳ tệp đính kèm nào, infoBar của bạn sẽ chứa danh sách các loại tệp bị chặn. 

Trong khi preview, Outlook vô hiệu hóa hầu hết nội dung được nhúng trong tệp đính kèm bao gồm Active control, macro, tập lệnh.

Đối phó với Virus Macro

Các macro VBA mạnh có thể chạy nhiều lệnh trên PC của bạn, và chúng được xem là các mối đe dọa bảo mật tiềm ẩn. Một tin tặc có thể khai thác điều này thông qua một tài liệu mà nếu được mở, macro có thể cho pháp lây lan trên thiết bị của bạn.

Từ Microsoft Office 2010, Office Trust Center giúp bảo vệ thiết bị của bạn khỏi macro nguy hiểm.

Bảo vệ khỏi các cuộc tấn công lừa đảo và email spam

Email lừa đảo là một trong những hoạt động độc hại phổ biến nhất trong thế giới mạng. Đôi khi rất khó để có thể phân biệt email hợp pháp và email lừa đảo. Bộ lọc thư rác của Outlook kiểm tra cẩn thận từng thư đến để tách các email đáng ngờ ra khỏi các thư không đáng ngờ. Hầu hết các chức năng bao gồm trả lời, trả lời tất cả sẽ bị vô hiệu hóa đối với tin nhắn đó. Hơn nữa, bất kỳ tệp đính kèm nào trong thư đính kèm cũng bị chặn.

Giống như các các cuộc tấn công lừa đảo, nếu một thư được Outlook phát hiện là Spam, thư đó sẽ được chuyển đến mục email rác. Điều này rất quan trọng vì hộp thư của bạn có khả năng bị ngập trong đống email spam. Bên cạnh đó, Outlook còn cung cấp bộ lọc chống thư rác nhằm tránh tải ảnh xuống tự động trong ứng dụng. Nếu người dùng chắc chắn rằng email đó được gửi từ nguồn tin đáng tin cậy, bạn có thể bỏ chặn trong email theo phương pháp thủ công.

Như vậy, Outlook luôn tạo điều kiện tốt nhất để đảm bảo quyền lợi riêng tư cũng như bảo vệ các thông tin, dữ liệu quan trọng của người dùng thay vì cung cấp các tính năng tiện lợi nhưng tiềm ẩn rủi ro như định vị bằng Gmail được sử dụng bởi Google.

Mỗi tính năng đều có mặt lợi và mặt hại, tương tự với định vị bằng Gmail. Phương pháp này phát huy hoàn toàn lợi ích của mình trong trường hợp người dùng chẳng may bị thất lạc hoặc đánh cắp điện thoại. Chỉ với một số thao tác đơn giản với tài khoản Google mail, việc định vị bằng gmail bạn đã có thể xác định được vị trí điện thoại của mình ở đâu.

Tuy nhiên, nó lại lộ ra một điểm mà người dùng không muốn đó là bị theo dõi. Với phương hướng đi khác nhau, Microsoft đã đề cao vấn đề an toàn người dùng và bảo mật thông tin, thay vì bổ sung tính năng tiện lợi như “đối thủ” của mình làm.

Như vậy, những thông tin được nêu ra trong bài viết này đã cung cấp cho bạn thêm những cái nhìn khác nhau về vấn đề tiện lợi và bảo mật thông tin thông qua phân tích thao tác định vị bằng Gmail đối với điện thoại và những tính năng bảo mật nổi bật của Outlook mail. Nếu bạn còn vương vấn khúc mắc nào liên quan đến nội dung của bài cũng như Microsoft Office, vui lòng gửi câu hỏi của bạn về hòm thư microsoftofficenews@gmail.com để được tư vấn và hướng dẫn giải quyết. Theo dõi Microsoft Office để cập nhật kiến thức mới mỗi ngày.

% AUTHORLINK%

Tìm hiểu recall email trong Outlook là gì?

Chức năng recall email cho phép thu hồi mail trên outlook lại thư đã được gửi khi bạn quên gắn theo tệp đính kèm, gửi email sai người hoặc có mắc lỗi chính tả-lỗi ngữ pháp trong quá trình soạn thư. 

Các bước hướng dẫn cách recall email Outlook chỉ được thực hiện khi cả người nhận và người gửi có tài khoản mail Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange trong cùng một tổ chức và sử dụng Outlook làm ứng dụng email khách.

Một số kết quả nhận được khi thực hiện cách recall email Outlook

Tùy thuộc vào cài đặt ứng dụng email của người nhận, email gốc bạn gửi bạn đầu đã được đọc hay chưa cùng một số yếu tố khác, kết quả nhận được sau khi thực hiện thu hồi mail có thể khác nhau. Dưới đây là một số trường hợp bạn nhận lại được khi thực hiện thao tác recall.

• Nếu người nhận đã đọc tin nhắn, việc thu hồi mail Outlook sẽ không thành công. Cả tin nhắn gốc và tin nhắn mới (có thể là thông báo việc bạn thu hồi mail) đều được xem bởi người nhận. 
• Trong trường hợp người nhận mở tin nhắn thu hồi trước thay vì mở tin nhắn gốc, thì tin nhắn bạn muốn recall sẽ bị xóa. Outlook sẽ thông báo cho người nhận rằng bạn đã xóa thư khỏi hộp thư đến của họ. Những kết quả này cũng xảy ra nếu người nhận di chuyển cả hai thư vào cùng một thư mục, theo cách thủ công hoặc sử dụng rule.
• Nếu người nhận đã bật chức năng “Automatically process requests and responses to meeting requests and polls” trong phần “Tracking”, ứng dụng sẽ xóa thư gốc và thông báo cho người nhận rằng bạn đã xóa thư. Trong Outlook 2007, tính năng này được gọi là “Process requests and responses on arrival” và nằm trong phần “Tracking Options”.

• Tuy nhiên, nếu tin nhắn gốc được đánh dấu là đã đọc khi tin nhắn recall được xử lý, người nhận sẽ được thông báo rằng người gửi muốn xóa tin nhắn, và tin nhắn ban đầu vẫn còn được lưu lại trong hộp thư đến của người nhận.
• Trong trường hợp người nhận di chuyển thư gốc ra khỏi mục Inbox và cho đến một thư mục khác theo cách thủ công hoặc sử dụng rule, thì thư recall sẽ chuyển đến hộp thư đến, và như vậy thao tác recall email không thành công bất kể đã được đọc rồi hay chưa vì người nhận có quyền truy cập vào cả email gốc lẫn mail mới.
• Bên cạnh đó, nếu bạn sử dụng phần mềm email trên thiết bị di động và cố gắng thực hiện thao tác recall thì rất khó thành công.

Điều kiện để thực hiện thu hồi tin nhắn trong Outlook

Việc thu hồi tin nhắn tuy được tiến hành khá đơn giản và nhanh gọn nhưng để có thể thực hiện được, cả người gửi và người nhận cần đảm bảo đáp ứng được một số yêu cầu sau:

• Cả bạn và người nhận đều phải có tài khoản email máy chủ Exchange, hoặc Microsoft 365 và sử dụng Outlook là ứng dụng email.
• Tin nhắn gốc chưa được đọc và nằm trong mục Inbox của người nhận.
• Thư không bị ngăn cản bởi bất kỳ quy trình nào như bộ quy tắc gửi mail, hoặc bộ lọc thư rác.

Hướng dẫn chi tiết cách recall email Outlook

Thực hiện thu hồi tin nhắn được thực hiện khá đơn giản và nhanh chóng với các thao tác như sau:

• Đăng nhập tài khoản mail trong ứng dụng được cài đặt sẵn trên thiết bị của bạn.

• Double click vào tin nhắn bạn muốn thu hồi trong mục “Sent items”.

• Chọn “Actions” > tiếp theo click “Recall this message”.

• Một cửa sổ xuất hiện với 2 option để bạn lựa chọn: “Delete unread copies of this message” (Xóa các bản copy chưa đọc của tin nhắn này), hoặc “Delete unread copies and replace with a new message” (Xóa các bản copy chưa đọc và thay thế bằng một tin nhắn mới).

Lưu ý: Để nhận được thông báo rằng các thao tác cách recall email Outlook đã thành công hay chưa, bạn hãy chọn ô “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient” ở phía dưới 2 tùy chọn trên.

Với những bước thực hiện đơn giản nêu trên, bạn đã có thể thu hồi tin nhắn không mong muốn và gửi tin nhắn mới cho người nhận, qua đó tạo được sự chuyên nghiệp trong cách làm việc.

Một số phương án thay thế cho recall mail trong Outlook

Đôi lúc cách recall email Outlook gặp phải những vấn đề và không thể thực hiện thành công, trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng các phương án thay thế sau để “cứu vãn” tình thế khi mắc lỗi trong quá trình gửi email.

Viết email xin lỗi

Bạn nên kiểm tra kỹ trước khi gửi để đảm bảo email của mình được gửi đến đúng người, tuy nhiên ai cũng sẽ mắc lỗi lầm ít nhất một lần khi phải đối mặt với “núi” công việc phải xử lý mỗi ngày. Do đó, nếu vô tình gửi tin nhắn đến nhầm người và không thể thu hồi được, tốt nhất bạn nên xin lỗi họ một cách khéo léo. Một lời xin lỗi trung thực không bao giờ là xấu và có thể giúp bạn xây dựng lòng tin cũng như sự tôn trọng với người nhận.

Chỉ cần nhập email xin lỗi ngắn gọn, giải thích điều gì đã xảy ra và yêu cầu họ xóa email nếu nó có chứa nội dung quan trọng.

Thêm chế độ Delay vào email của bạn

Chức năng Delay giúp email của bạn không được gửi đi ngay lập tức, qua đó cho bạn thêm thời gian để rà soát tin nhắn và kịp thời hủy bỏ nếu xảy ra sai sót hoặc nhầm lẫn. 

Hướng dẫn cách bật chế độ hoãn thời gian gửi thư trong Outlook:

• Vào “File” > “Rules and Alerts”.

• Một cửa sổ mới hiện trên màn hình, bạn chọn “New Rule…” > “Apply rule on messages I send” > “Next” > tiếp tục chọn “Next”.

• Click “defer delivery by a number of minutes” > lựa chọn thời gian muốn delay tin nhắn > “OK”.

Khi đó, bất kỳ tin nhắn nào bạn gửi đi đều có thời gian trì hoãn như đã được định sẵn, và trong thời gian đó bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa đi mà không lo người nhận sẽ đọc được. 

Mắc lỗi sai trong quá trình gửi email là sự cố mà không ai có thể tránh được trong quá trình làm việc, tuy nhiên, để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp, bạn nên tìm hiểu, ghi nhớ và áp dụng trong tình huống cần thiết. 

Hướng dẫn cách recall email Outlook chính là một trong những tip để bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong việc sử dụng email để làm việc và trao đổi thông tin trong môi trường doanh nghiệp. Để sử dụng bộ công cụ Microsoft Office hiệu quả hơn, vui lòng gửi câu hỏi về hòm thư microsoftofficenews@gmail.com, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp một cách chi tiết và dễ hiểu. Theo dõi Microsoft Office để biết thêm nhiều thông tin hữu ích.

% AUTHORLINK%