Hàm VLOOKUP trong Excel được dùng để làm gì và 05 lưu ý khi sử dụng

Trong Excel có một hàm được sử dụng để tìm kiếm và dò dữ liệu chính là VLOOKUP . Vậy hàm VLOOKUP trong Excel là gì và những lưu ý khi sử dụng. 

Hàm VLOOKUP trong Excel là gì?

Xét về ngữ nghĩa thì VLOOKUP là viết tắt của Vertical Lookup và được hiểu đơn giản là tìm kiếm hàng dọc. Với những người sử dụng Excel đã lâu chắc hẳn không quá xa lạ với hàm VLOOKUP. Hàm này được sử dụng để dò tìm dữ liệu trong bảng tính áp dụng trong một phạm vi nhất định có thể là theo chiều dọc hoặc chiều ngang tương ứng. Đa phần người dùng đều sử dụng hàm này để tìm kiếm các thông tin liên quan đến tên sản phẩm, số lượng hoặc đơn giá…

Ngoài ra, nếu người dùng muốn tìm kiếm dữ liệu trong hàng ngang để có thể trả dữ liệu tương ứng bằng hàng dọc thì có thể sử dụng hàm HLOOKUP trong đó H là viết tắt của Horizontal có nghĩa là hàng ngang. 

Hàm VLOOKUP trong Excel được sử dụng như thế nào cho đúng?

Khác với hàm đếm số lượng trong Excel hay các hàm tính toán trong Excel, hàm VLOOKUP trong Excel được tính toán dựa trên công thức: 

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

Trong đó:

• Lookup_value: Giá trị cần dò tìm có thể là điền số trực tiếp hoặc giá trị của một ô tính trong bảng.
• Table_array: Là bảng giới hạn để dò tìm giá trị mong muốn.
• Col_index_num: Là số thứ tự để để có thể lấy số liệu nhanh chóng trong bảng và được tính toán theo phương thức từ trái qua phải.
• Range_lookup: Là khả năng tìm kiếm ở mức tương đối hoặc chính xác của bảng số liệu trong trường hợp bỏ qua mặc định là 1.

• Range_lookup so sánh tương đối (TRUE) = 1
• Range_lookup so sánh tương đối (FALE) = 0

Để có thể dễ dàng sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel, người dùng chỉ cần thao tác hàm lên vị trí ô trống trong bảng tính và nhấn Enter để thực hiện.

Một số lỗi không thể bỏ qua khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel

Trong quá trình sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel, người dùng khó có thể tránh khỏi những lỗi có thể xảy ra, dưới đây là 04 lỗi phổ biến nhất.

Lỗi #N/A

Khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel xuất hiện lỗi #N/A đây là lỗi không tìm được giá trị cần dò tìm. Để khắc phục được lỗi này, người dùng chỉ cần theo dõi và thao tác với công thức cơ bản bằng hàm If trong Excel với nhiều điều kiện dưới đây:

= IFERROR (công thức gốc, giá trị sẽ hiển thị nếu công thức gốc có lỗi). 

Để có thể hiểu rõ hơn và cách khắc phục lỗi này, người dùng có thể tham khảo ví dụ được Microsoft Office đưa ra dưới đây. 

= IFERROR (VLOOKUP(B5,$G$2:$H$14,2,0)”Tìm giá trị lỗi”) 

Với ví dụ này, người dùng có thể dễ dàng nhìn thấy được các ký tự tạo nên một hàm chuẩn chỉnh để khắc phục lỗi #N/A khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel.

Lỗi #NAME?

Lỗi #NAME chỉ xuất hiện khi cấu trúc hàm sử dụng trong bảng tính thiếu đi ký tự là dấu ngoặc kép. Do đó, trong trường hợp người dùng muốn tìm kiếm nội dung dạng text chỉ cần bổ sung dấu “” để hệ thống có thể nhận dạng. 

Theo dõi ngay ví dụ dưới đây để biết lỗi #NAME là như thế nào khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel. 

Tìm kiếm giá trị Cải xoăn trong bảng bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP, tuy nhiên không sử dụng dấu ngoặc kép thì kết quả trả về sẽ là lỗi #NAME. 

Lỗi #VALUE!

Trong trường hợp này nếu Col_index_num nhỏ hơn giá trị 1 của công thức thì hệ thống mặc định sẽ nhận giá trị lỗi là #VALUE. Cùng theo dõi ví dụ dưới đây.

Col_index_num bằng 0 dẫn đến giá trị nhận được trong bảng việc xuất hiện lỗi #VALUE!.

Lỗi #REF!

Đây là lỗi thứ 4 mà người dùng có thể gặp phải khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel. Trong trường hợp Col_index_num lớn hơn số cột trong Table_array hệ thống sẽ báo lỗi #REF. Để khắc phục tình trạng này, việc bạn cần làm là kiểm tra lại công thức. 

Xem thêm

Hàm If trong Excel với nhiều điều kiện và một số lưu ý

Tất tần tật các kiến thức liên quan đến hàm MODE trong Excel

Tổng hợp các hàm đếm số lượng trong Excel hữu ích

Các hàm tính toán trong Excel và vai trò với doanh nghiệp

Các chú ý quan trọng khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel là gì?

Với bất cứ người dùng nào khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel cũng cần phải chú ý với 03 lưu ý quan trọng dưới đây để đảm bảo không gặp phải bất cứ rắc rối nào khi dùng hàm này. 

Không sử dụng giá trị số dưới dạng văn bản

Trong trường hợp dữ liệu số đang được để dưới dạng văn bản với Table_array và Lookup_value là dạng số thì kết quả trả về sẽ lỗi dưới dạng #N/A. 

Ví dụ như bảng dưới đây có giá trị từ ô A2 đến A5 chính là dạng văn bản thì giá trị theo hàm VLOOKUP trong Excel chính là dạng số như hình dưới đây và khi đó tổng doanh thu sẽ là giá trị bị lỗi. 

Để khắc phục được lỗi này, người dùng cần nhanh chóng chuyển đội định dạng từ A2 – A5 thành dạng số để kết quả có thể trả về giá trị như bình thường. 

Sử dụng tham chiếu tuyệt đối

Rất nhiều người dùng gặp trường hợp copy công thức hàm VLOOKUP trong Excel nhưng không chính xác. Để Table_array hoặc Lookup_value thành tham chiếu tuyệt đối hãy đặt ký tự $ trước công thức. 

Nếu như người dùng không chuyển đổi thành tham chiếu tuyệt đối thì các giá trong bảng khi áp dụng công thức hàm VLOOKUP trong Excel sẽ bị sai lệch. 

Bảng dữ liệu xuất hiện giá trị bị trùng

Nếu như bảng tính của bạn chứa nhiều giá trị trùng nhau, khi đó hàm VLOOKUP trong Excel sẽ được trả về là kết quả đầu tiên được tìm thấy theo thứ tự từ trên xuống dưới. Để có thể hiểu rõ hơn, hãy cùng theo dõi ví dụ ngay dưới đây: 

Trong bảng tính trên, có giá trị Táo xuất hiện 2 lần với đơn vị bán là khác nhau, khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel thì kết quả được trả về sẽ là 97 là giá trị đầu tiên được tìm thấy. 

Để có thể khắc phục được vấn đề này, người dùng có thể tham khảo 02 cách khắc phục như sau:

• Loại bỏ giá trị trùng lặp: Bôi đen toàn bộ giá trị thuộc bảng tính sau đó chọn Data > Remove Duplicates.

• Lọc danh sách kết quả bằng cách sử dụng Pivot Table.

Với những thông tin bổ ích được chúng tôi cập nhật phía trên, người dùng đã phần nào hiểu được vai trò của hàm VLOOKUP trong Excel dùng để làm gì?. Để thành thạo bạn cần học thêm rất nhiều, bạn có thể tìm hiểu qua hàm MODE trong Excel,…. Nếu quý bạn đọc còn thắc mắc hay còn bất cứ câu hỏi nào chúng tôi vui lòng gửi về địa chỉ email microsoftofficenews@gmail.com để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất có thể.  Theo dõi Microsoft Office để biết thêm nhiều kiến thức bổ ích.