Cách lọc địa chỉ trong Excel – Công cụ quản lý data đáng tin

Microsoft Excel là một ứng dụng phần mềm bảng tính được sử dụng để lưu trữ, sắp xếp và phân tích dữ liệu. Với đóng góp không nhỏ trong quy trình kinh doanh trên toàn thế giới, cho dù dùng để phân tích cổ phiếu, lập ngân sách hay tổ chức danh sách bán hàng, việc sử dụng thành thạo công cụ này là điều nhân viên được khuyến khích cải thiện. Các tính năng có sẵn trên ứng dụng hoàn toàn có ích nếu người dùng biết cách áp dụng, và trong bài viết này, bạn sẽ được giới thiệu cách lọc địa chỉ trong Excel chỉ bằng các tính năng đó.

Hướng dẫn chi tiết cách lọc địa chỉ trong Excel

Microsoft Excel là phần mềm bảng tính được phát hành bởi Microsoft Office nên chúng ta có thể áp dụng như 1 cách lọc data. Một bảng tính được lấp đầy với danh sách địa chỉ chưa được lọc tách ra gồm số nhà, tên đường, phường, quận khiến cho bạn bối rối và mất thời gian để tìm được thông tin. Tính năng lọc địa chỉ của Excel sẽ giúp cho việc lọc và tách địa chỉ trở nên nhanh chóng, từ đó khiến cho công việc được hiệu quả hơn nhiều.

Sử dụng Text to columns

Trong bảng tính ví dụ dưới đây, ta có thể nhận thấy các địa chỉ  đều sử dụng dấu phẩy để phân định các phần khác nhau giữa chúng. Điểm tương đồng này hoàn toàn thuận tiện để thực hiện cách lọc địa chỉ trong Excel bằng tính năng Text to columns.

• Chọn phần địa chỉ bạn cần thực hiện lọc tách > “Data” > “Text to columns”.

• Khi này hộp thoại “Convert Text to Columns Wizard” xuất hiện > đảm bảo đã chọn “Delimited” > “Next”.

• Thực hiện bước tiếp theo của cách lọc địa chỉ trong Excel là Chọn “Comma” > “Next” (Đảm bảo các phần bạn muốn lọc tách được tách biệt bởi dấu phẩy).

• Thay đổi ô đích – nơi bạn muốn kết quả của mình xuất hiện > “Finish”.

• Dưới đây là kết quả sau khi bạn thực hiện cách lọc địa chỉ trong Excel bằng Text to Columns, bạn có thể dùng hàm đếm số lượng trong Excel để đếm data thu về.

Sử dụng tinh năng Flash Fill

Phương pháp nêu trên hoàn toàn hiệu quả nếu chỉ sử dụng một loại dấu nhất định để phân cách các phần khác nhau. Tuy nhiên, trong trường hợp các phần được ngăn ra bởi nhiều loại dấu, thì lựa chọn tốt hơn dành cho bạn là Flash Fill.

Hãy cùng đi sâu vào các bước thực hiện lọc tách địa chỉ bằng tính năng Flash Fill trong ứng dụng Excel.

• Điền trước 2 ô với các phần bạn mong muốn lọc tách.

• Để thực hiện cách lọc địa chỉ trong Excel thì phải đặt con trở vào B3 > “Data” > “Flash Fill”. Thao tác này sẽ giúp sao chép theo 2 mẫu trên vào tất cả các hàng của cột B.

• Tiếp tục thực hiện tương tự với cột C, D và cột E.

Như vậy là bạn đã hoàn thành cách lọc địa chỉ trong Excel với các phương pháp vô cùng đơn giản và nhanh gọn.

Xem thêm

Kiến thức về mẫu bảng lương 3P Excel mới nhất 2022

Các hàm tính toán trong Excel và vai trò với doanh nghiệp

Tìm hiểu trong Excel hàm TODAY trả về kết quả gì?

Top 5 form mẫu checklist công việc mới nhất

Tổng hợp các hàm đếm số lượng trong Excel hữu ích

Vai trò của Excel trong công việc kinh doanh

Excel được xem là một trong những công cụ quản lý dữ liệu đáng tin cậy nhất hiện nay và được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp. Công cụ này giúp người dùng tính toán, đánh giá và tổ chức dữ liệu định lượng, qua đó cho phép các nhà quản lý doanh nghiệp và các thành viên cấp cao của nhân viên đưa ra quyết định quan trọng.

Ứng dụng đặc biệt phổ biến và quen thuộc đối với những người làm trong lĩnh vực kế toán với vai trò như một quy trình để ghi chép tất cả các giao dịch hàng ngày, hàng tháng và hàng năm hay là làm checklist công việc, bạn có thể tham khảo thêm về Form mẫu checklist công việc trong excel. Hãy cùng xem qua một số ưu điểm Excel phát huy tốt trong môi trường kinh doanh, từ đó giúp các doanh nghiệp nâng cao được năng suất làm việc.

Xây dựng đồ thị và bảng

Bên cạnh việc cho phép bạn lưu trữ một khối lượng lớn dữ liệu, Excel còn cung cấp cho người dùng khả năng biến đổi các số liệu khô khan thành biểu đồ và bảng. Do đó, bạn có thể hiển thị bất kỳ dữ liệu nào liên quan đến việc bán hàng, lợi nhuận và thu nhập của công ty dưới dạng hình ảnh trực quan, qua đó dễ dàng truyền đạt các tập dữ liệu lớn cho nhân viên một cách dễ hiểu.

Mặc dù Excel được sử dụng chủ yếu bởi nhóm nhân viên kế toán nhưng có những bộ phận khác trong doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ việc có các kỹ năng nâng cao, chẳng hạn như biết cách lọc địa chỉ trong Excel như được hướng dẫn ở trên cùng nhiều thủ thuật thú vị khác.

Bộ phận nhân sự có thể sử dụng ứng dụng để lưu trữ hồ sơ nhân viên dưới dạng bảng tính, bên cạnh việc lưu giữ tài liệu bất kỳ liên quan đến thông tin cuộc hẹn, gói tiết kiệm hoặc tiền lương.

Nâng cao hiệu quả và năng suất trong doanh nghiệp

Khi nói đến công cụ cốt lõi giúp tăng tốc năng suất cho các doanh nghiệp, không thể không nhắc đến Excel – cho phép người dùng xử lý số lượng lớn các phép tính và dữ liệu một cách hiệu quả. Khi hiểu rõ về cách sử dụng Excel ở cấp độ nâng cao, bạn có khả năng thành thạo các công cụ phức tạp hơn. Các công cụ nâng cao đem bạn cho bạn lợi thế hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào và rút ngắn thời gian phân tích dữ liệu. Cơ bản nhất là áp dụng vào tính lương cho nhân viên, có rất nhiều mẫu bảng lương 3P Excel mà ta có thế lựa chọn.

Thông thường các phép tính lặp đi lặp lại tiêu tốn của bạn khá nhiều thời gian vì yêu cầu phải kiểm tra lại công việc của mình để tìm lỗi, chưa tính đến trường hợp công ty phải đối mặt với chu kỳ bận rộn. May mắn thay, Excel có thể giúp bạn thực hiện các phép tính mạnh mẽ hơn và hoàn toàn khó xảy ra lỗi.

Sau khi công thức của bạn được lập trình thành lệnh, tất cả các công việc để hoàn thành phép tính được thực hiện hoàn toàn bằng công cụ, qua đó giải phóng thời gian của bạn để thực hiện các nhiệm vụ khác trong danh sách những việc cần làm của bạn. Ngoài ra, ứng dụng đảm bảo rằng bạn có được dữ liệu chính xác ngay từ lần đầu tiên áp dụng.

Hoàn thành công việc dễ dàng hơn

Việc tìm hiểu và áp dụng các kỹ năng nâng cao, chẳng hạn như cách lọc địa chỉ trong Excel, cho phép bạn làm việc với tốc độ nhanh hơn. Bên cạnh đó bạn còn có thể tìm hiểu thêm về các chiến lược phức tạp – có thể áp dụng cho phần còn lại của bộ công cụ năng suất Microsoft Office.

Thực hiện các chiến lược, cụ thể các thủ thuật Excel như cách lọc địa chỉ trong Excel hay áp dụng các hàm tính toán trong Excel, để giúp hoàn thành công việc dễ dàng hơn có nghĩa là bạn đang đứng ở một vị trí được trang bị tốt hơn để giải quyết công việc. Đối với nhân viên làm trong doanh nghiệp, việc họ không còn gặp khó khăn với khối lượng công việc của mình có nghĩa nhiều khả năng họ sẽ yêu thich công việc của mình.

Việc đầu tư thời gian và công sức để thành thạo các thủ thuật Excel sẽ mang lại được nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Không chỉ trở thành lực lượng lao động có tay nghề cao mà còn được cung cấp những công cụ cần thiết để làm việc hiệu quả hơn trong vai trò hiện tại.

Do đó, hy vọng rằng những thông tin được nêu ra trong bài này, bao gồm cách lọc địa chỉ trong Excel và vai trò của ứng dụng trong môi trường doanh nghiệp có thể giúp ích cho công việc của bạn cũng như nâng cao kỹ năng tin học của bạn. Bạn cần làm rất nhiều thứ như những cái căn bản nhất trong Excel hàm TODAY trả về kết quả gì,… để làm một chuyên gia về tin học văn phòng. Mọi thắc mắc liên quan đến bộ công cụ năng suất Microsoft Office xin vui lòng gửi vào hòm thư microsoftofficenews@gmail.com để được giải đáp chi tiết. Để biết thêm nhiều thông tin hữu ích theo dõi Microsoft Office để biết thêm thông tin chi tiết.