Các hàm tính toán trong Excel và vai trò với doanh nghiệp

Các hàm tính toán trong Excel giúp công việc sắp xếp và xử lý dữ liệu của nhân viên trong doanh nghiệp trở nên hiệu quả và nhanh chóng hơn. Mặc dù để hiểu được cặn kẽ mọi tính năng của Microsoft Excel, cần thiết phải có một khóa học chuyên sâu, tuy nhiên không thể phủ nhận được rằng các hàm tính toán trong Excel là công cụ vô giá để các doanh nghiệp điều hành tốt hơn và tạo ra tài sản mạnh mẽ cho các nhà lãnh đạo.

Một trong những lý do chính công cụ này được sử dụng phổ biến cho các công việc kinh doanh là giúp người dùng tiết kiệm thời gian cũng như tiền bạc, nhờ có nhiều tùy chọn để lưu trữ và phân tích dữ liệu bên cạnh tính năng tự động hóa cho phép thực hiện các công việc lặp đi lặp lại hàng ngày.

Bài viết này sẽ không chỉ giúp bạn sử dụng thành thạo các hàm tính toán Excel hơn mà còn đề cập tới vai trò không thể thay thế của ứng dụng đối với công việc kinh doanh của các doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của Microsoft Excel trong môi trường doanh nghiệp

Microsoft Excel là phần mềm bảng tính được phát hành bởi Microsoft Office. Được phát hành vào đầu những năm 1980, version đầu tiên của Excel cho phép người dùng thoát khỏi việc lập trình macro thủ công và chuyển sang các quy trình tự động. Ứng dụng đã được phát triển rộng rãi để hỗ trợ đồ thị, biểu đồ và biểu đồ, các loại biểu đồ thống kê có nhúng vào bảng tính hoặc được thêm vào dưới dạng một article độc lập.

Không chỉ đem đến sự tiện lợi nhờ các hàm tính toán trong Excel, công cụ tăng trưởng mạnh mẽ trên thế giới nhờ vào giao diện đơn giản và thân thiện với người dùng khi cho phép user kiểm soát và thực hiện các tác vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Có thể làm như áp dụng làm checklist, bạn có thể tham khảo Form mẫu checklist công việc, hay là lọc địa chỉ trong Excel.

Đặc biệt, các nhà tuyển dụng thường có thêm yêu cầu các ứng viên phỏng vấn phải có kỹ năng Excel, vì thế việc liệt kê kỹ năng tin học với ứng dụng này trong CV là bắt buộc phải làm.

Các hàm tính toán trong Excel được sử dụng nhiều

Để dễ hình dung hơn về các hàm lệnh được sử dụng trong Excel, chúng ta cùng tìm hiểu theo các nhóm chứa các câu lệnh có chức năng tương tự nhau, chúng ta tìm hiểu các lệnh cơ bản trong Excel. 

Nhóm hàm đếm dữ liệu

Hàm đếm số lượng trong Excel, nhóm này bao gồm các câu lệnh giúp ích cho việc thu thập, tổng hợp và trình bày cũng như tính toán để đưa ra những phân tích chính xác, qua đó người dùng có thể có những quyết định phù hợp.

Hàm COUNT (Đếm)

COUNT là một trong các hàm tính toán trong Excel được sử dụng nhiều với chức năng đếm các ô có chứa dữ liệu kiểu số trong dãy. Câu lệnh này phát huy hoàn toàn khả năng trong trường hợp bạn gặp phải bảng tính có chứa cơ sở dữ liệu khổng lồ cùng nhiều ô có toàn dữ liệu số, không chứa chữ cái.

Để đếm, người dùng chỉ cần sử dụng công thức =COUNT. Hình bên dưới là một ví dụ về việc sử dụng hàm này để đếm số ô bằng cách sử dụng =COUNT(E2:E7).

Hàm COUNTIF (Đếm dữ liệu với điều kiện cụ thể)

COUNTIF là một trong các hàm tính toán trong Excel được dùng để đếm các ô trong một phạm vi và đáp ứng một điều kiện duy nhất. Lệnh hàm này có thể được sử dụng để đếm các ô chứa ngày, số và văn bản. Các phép tính logic được sử dụng để hỗ trợ việc tính toán trong câu lệnh gồm (>,<,<>,=) và các ký tự đại diện (*,?).

Dưới đây là một ví dụ cho việc sử dụng câu lệnh COUNTIF để đếm các ô có chứa dữ liệu từ ô B2 tới ô B30. Bạn cũng có thể tìm hiểu về hàm VLOOKUP trong Excel để dò tìm số liệu.

Nhóm hàm tính tổng 

Khi bàn luận đến các hàm tính toán trong Excel không thể bỏ qua nhóm hàm tính tổng với sự góp mặt của SUM, SUMIF vô cùng quen thuộc với những người sử dụng bảng tính như một công cụ để tính toán số liệu.

Hàm SUM (Tính tổng)

SUM là câu lệnh cơ bản đầu tiên mà người dùng cần học khi mới bắt đầu làm quen với công cụ Excel. Hàm này được sử dụng để tính tổng các số đã chọn, cho dù là số thập phân hay số nguyên. Bạn có thể chọn từng ô chứa các số một hoặc trực tiếp chọn toàn bộ phạm vi ô có tổng mà đang cần tìm. Việc sử dụng hàm SUM cũng vô cùng đơn giản, với công thức =SUM(C6:C9) như ví dụ ở dưới là chúng ta có thể tính được tổng các giá trị từ ô C6 tới ô C9. Bạn có thể tìm hiểu thêm hàm MODE trong Excel để bạn có thể kết hợp với các hàm như SUM,….

Hàm SUMIF (Tính tổng dữ liệu với điều kiện cụ thể)

Hàm SUM trong Excel  được sử dụng rất nhiều trong danh nghiệp nếu so với các hàm tính toán trong Excel, hàm này để tính tổng của các giá trị trong các ô được chọn trong bảng tính và phải thỏa mãn một điều kiện cụ thể nào đó. Thay vì tính giá trị trong phạm vi nhất định như SUM, câu lệnh này buộc phải thỏa mãn các điều kiện mà bạn truyền vào tham số criteria, qua đó giúp bạn tiết kiệm thời gian trong trường hợp muốn tính tổng doanh thu của một đơn vị nào đó, hoặc tổng lương, và tính phần trăm lương theo điều kiện. bạn có thể tham khảo thêm qua mẫu bảng lương 3P Excel.

Theo ví dụ nêu dưới, thông qua việc sử dụng công thức =SUMIF(A2:A11,”magos”,B2:B11), bạn có thể tính được tổng khối lượng xoài có từ ô A2 tới A11 chỉ bằng một lần kiểm tra.

Hàm SUMIFS (Tính tổng thỏa mãn nhiều điều kiện)

Bên cạnh 2 câu lệnh tính tổng trên, SUMIFS được sử dụng trong trường hợp yêu cầu tính tổng dữ liệu đáp ứng nhiều hơn 1 điều kiện. Hãy xem xét ví dụ sau đây để có thể hiểu rõ hơn về phương pháp tính tổng này và nhận ra sự khác nhau giữa các hàm tính toán trong Excel.

Với công thức =SUMIFS(Cost,A2:A9,”>2011”,B2:B9,”=Apples”), bạn đã có thể tính được tổng chi phí cho Apples của những năm sau 2011. Nếu sai công thức nó sẽ hiện lỗi N/A trong Excel, bạn có thể làm lại bước này và phân biệt AND OR NOT trong Excel.

Xem thêm

Microsoft Excel là phần mềm gì? Lý do doanh nghiệp nên dùng Excel

Tổng hợp các hàm đếm số lượng trong Excel hữu ích

Top 5 form mẫu checklist công việc mới nhất

Các lệnh cơ bản trong Excel và những điều cần biết

Nhóm hàm lệnh tính giá trị lớn nhất và nhỏ nhất

Việc tìm giá trị lớn nhất và nhỏ nhất từ những dữ liệu có trong bảng tính cũng được thực hiện một cách dễ dàng và nhanh chóng với các hàm tính toán trong Excel, cụ thể là với hàm MIN và MAX.

Hàm MAX (Tính giá trị lớn nhất xuất hiện trong phạm vi yêu cầu)

Với chuỗi giá trị trong bảng tính, MAX giúp người dùng tìm được giá trị lớn nhất mà không cần phải thực hiện tìm thủ công – vừa mất thời gian vừa không đảm bảo độ chính xác.

Trong ví dụ trên đây, công thức =MAX(B2:B9) đã giúp người dùng tìm được giá trị lớn nhất xuất hiện từ ô B2 tới B9.

Hàm MIN (Tìm giá trị nhỏ nhất trong phạm vi được yêu cầu)

Tương tự như MAX, hàm MIN cũng là một hàm nằm trong các hàm tính toán trong Excel giúp người dùng có thể nhanh chóng tìm ra được giá trị nhỏ nhất trong chuỗi số liệu trong bảng tính. Với ví dụ dưới đây, bạn tra cứu được giá trị nhỏ nhất xuất hiện từ ô A2 tới ô A7 với công thức =MIN(A2:A7).

Với những thông tin được nêu trong bài viết này, hy vọng bạn đã có thể sử dụng thành thạo các hàm tính toán trong Excel cũng như biết được tầm quan trọng Excel đối với công việc quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Để thành thạo các công cụ bạn cần học thêm rất nhiều thứ như trong Excel lệnh nào dùng để ngắt trang, Trong Excel hàm TODAY trả về kết quả gì,… Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan đến Microsoft Office, vui lòng gửi vào hòm thư microsoftofficenews@gmail.com để được giải đáp nhiệt tình và chi tiết. Theo dõi Microsoft Office để được biết thêm nhiều kiến thức bổ ích nhất.